Panduan Berorganisasi

PENDAHULUAN

Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang keorganisasian, amatlah perlu untuk diteliti dan diperhatikan kembali perkembangan hidup manusia dari masa ke masa. Setiap manusia sewajarnya mempunyai cita-cita hidup yang menjadi angan-angan, baik yang berhubungan dengan soal-soal duniawi atau kebendaan ataupun soal ukhrowi atau metafisik.


Dalam mencapai cita-cita ini ada yang bisa dicapai secara perorangan, ada yang bisa dicapai oleh sekelompok manusia yang merupakan gabungan dalam menempuh cita-cita bersama itu. Dalam hal ini tentunya harus disesuaikan dengan kebutuhannya sendiri-sendiri.
Perkumpulan bersama yang mempunyai cita-cita yang sama tertentu di era modern ini disebut “ORGANISASI”. Suatu perkumpulan/organisasi sering didirikan karena terdorong oleh hasrat untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Organisasi yang sudah mencapai tujuannya harus dibubarkan, umpamanya Organisasi Pemberantasan Buta Huruf, organisasi tersebut akan tidak ada lagi setelah semua orang bisa membaca dan menulis. Ringkasnya organisasi bukanlah suatu tujuan, tetapi hanyalah merupakan alat untuk mencapai suatu tujuan.
Semakin rapih alat ini bekerja, semakin dekat tercapainya cita-cita yang dituju, dengan demikian suatu tujuan organisasi yang rapih dan teratur tidak akan mengalami kesulitan dalam mencapai tujuannya. Suatu organisasi dapat dikatakan teratur kalau sudah ada keserasian antara semua pengurus, antara pengurus dengan anggota dan adanya rasa tanggung jawab, serta pengertian yang mendalam atas organisasi tersebut, berjalan secara paralel dengan dasar dan tujuannya.
Organisasi ini bagaikan sebuah mobil yang mengantar para penumpang ke arah tujuannya, pengurus organisasi merupakan sopir yang mengemudikannya, anggota organisasi sebagai penumpang, mereka harus selalu taat dan patuh kepada ketentuan-ketentuan yang berlaku di atas mobil itu. Ketiga unsur ini mempunyai tugas sendiri-sendiri.
Empat masalah yang penting dalam lingkungan perkumpulan adalah:
1. Masalah organisasi
2. Masalah administrasi
3. Masalah management
4. Masalah leadership/kepemimpinan
Antara keempat unsur ini berhubungan erat yang satu dengan yang lain. Sebagai ilustrasi dari hubungan antara keempat unsur ini dapat disimpulkan sebagai berikut:
Organisasi sebagai alat atau wadah yang akan mengantarkan cita-cita tertentu tersebut, perlu status proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah diterapkan. Di dalam mengendalikan tidak akan lepas dari kegiatan-kegiatan, surat menyurat, mengatur pembukuan dan lain-lain, segala masalah yang bersangkutan dengan surat menyurat serta mengatur jalur keuangan dinamakan “ADMINISTRASI”.
Dalam melaksanakan administrasi ini tentu memerlukan ilmu tersendiri baik tentang tehnik pelaksanaan, maupun yang akan melaksanakannya sebagai pelicin jalan demi tertibnya administrasi dalam setiap aktivitas, hal ini akan dibahas dalam “MANAGEMENT”.
Kelancaran suatu organisasi dan beresnya administrasi tercapai bila pelaksananya (pengurus organisasi) mempunyai sifat-sifat kepemimpinan yang memadai sesuai dengan volume pekerjaan organisasi sehingga dengan mudah dan tepat dapat mengendalikan organisasi tersebut. Hal ini akan dibahas dalam masalah “LEADERSHIP”

ORGANISASI

Dalam kehidupan sehari-hari, tolong menolong atau bantu-membantu adalah merupakan suatu manifestasi dari pergaulan hidup yang wajar untuk mencapai suatu kehendak atau tujuan yang dihajatkan oleh manusia itu, masalah yang mendetail dalam tolong menolong itu didasari oleh suatu ide atau cita-cita yang sama, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi itu ialah suatu perkumpulan dimana segenap warga di dalamnya mempunyai kepentingan atau pandangan hidup yang sama kemudian menyatukan diri pada suatu wadah.
Persoalan yang menyangkut kepentingan mereka bersama dibicarakan bersama-sama dalam suatu rapat, kata sepakat diperoleh dengan jalan pemungutan suara.
Suatu perkumpulan dapat berjalan dengan lancar apabila ada keserasian, saling ada pengertian dan menyadari fungsi masing-masing, baik sebagai anggota atau pun pengurus.

A. Pengertian Organisasi
Hampir setiap ahli keorganisasian memberikan definisinya sendiri-sendiri. Dari definisi-definisi tersebut dapat kita peroleh beberapa kesimpulan antara lain:
1. Organisasi adalah sekelompok orang yang bersatu bekerja untuk suatu tujuan bersama, di bawah kepemimpinan bersama dengan alat yang tepat.
2. Organisasi adalah orang-orang yang bekerjasama dan dengan demikian ini mengandung ciri-ciri dari hubungan manusia yang timbul dalam kegiatan kelompok.
3. Organisasi ialah satuan orang-orang yang tersusun secara sistematis untuk mencapai maksud khusus yang mana dalam masing-masing orang mempunyai suatu peranan yang ditetapkan secara resmi.
4. Organisasi ialah wadah dan proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Dalam membentuk organisasi makan unsur-unsur organisasi harus diperhatikan. Adapun unsur-unsur dari organisasi itu ialah:
1. Sekelompok orang
2. Kerjasama
3. Tujuan tertentu.

Istilah organisasi dapat dibedakan dalam tiga arti:
1. Organisasi dalam arti badan
Ini dapat dirumuskan sebagai kelompok manusia yang berkeinginan untuk mencapai tujuan tertentu di mana antara mereka ada bagian tugas masing-masing.
2. Organisasi dalam arti kegiatan
Adalah perbuatan untuk membedakan atau mengadakan departemen bagian serta hubungan satu departemen dengan departemen yang lain.
3. Organisasi dalam arti struktur atau susunan hierarchie kepengurusan.
Disebut juga skema organisasi atau gambaran skematis tentang bagian-bagian, seksi-seksi, dengan penejalasan tentang segala tuga tiap seksi-seksi, dan hubungan masing-masing bagian atau seksi yang satu dengan yang lain.
Organisasi dalam arti yang ketiga ini dimaksudkan sebagai struktur, misalnya: susunan yang terdiri dari satuan organisasi berseta pengaturan kekuasaan, tugas dan hubungan satu bagian dengan bagian yang lainnya dalam mencapai tujuan tertentu.

B. Masalah Organisasi
Dalam membahas organisasi secara keseluruhan terdapat tiga masalah yang sangat penting, yaitu:
1. Masalah teorinya
2. Masalah kegiatannya
3. Masalah problematikanya

C. Identitas dan Tujuan Organisasi
Meskipun dikatakan bahwa struktur dan fungsi suatu organisasi mengikuti suatu pola umum seperti yang digambarkan oleh teori managemen ternyata sangat ditentukan pula oleh sifat, cara, pedoman dan lain-lain dari organisasi yang bersangkutan. Tiap-tiap organisasi mempunyai “Ciri” masing-masing berbeda.
Suatu organisasi ketentaraan mempunyai ciri-ciri, yang berbeda dengan organisasi sosial atau organisasi pendidikan. Suatu organisasi pendidikan berlainan satu dengan lainnya menurut jenjang kedewasaan siswanya. Umpamanya: organisasi anak Sekolah Dasar, organisasi Mahasiswa di perguruan tinggi.
Apakah yang menentukan perbedaannya? Dalam teorinya dikatakan bahwa yang menentukan perbedaan tersebut ialah karena banyak hal, tetapi salah satu hal yang menyolok adalah sifat produknya atau hasilnya.
Hasil suatu organisasi Lembaga Perguruan Tinggi adalah sarjana dengan ketentuan-ketentuan, seperti harus capak secara akademiis, harus kreatif, harus berorientasi kepada masyarakat dan lain-lain.
Perbedaan hasil atau produk atau out put inilah merupakan salah satu hal yang membedakan “Ciri” organisasi tersebut.

D. Komunikasi
Dalam organisasi, hubungan antara satu pengurus organisasi dengan yang lain, antara pengurus dan anggota sangat menentukan lancar tidaknya perjalanan organisasi. Dalam hal ini komunikasi adalah sarana yang sangat menentukan harmonisnya hubungan antar mereka. Pada dasarnya dalam melakukan komunikasi ada tiga cara yang dapat dilakukan yaitu: tertulis, lisan dan dengan gambar.
Salah satu syarat utama dalam komunikasi berjalan dengan baik harus dilandasi dengan rasa saling pengertian antara pemberi dan penerima komunikasi tersebut. Di samping itu beberapa syarat yang harus diperhatikan di antaranya:
1. Bahasa, dalam berkomunikasi hendaknya bahasa yang dipakai jelas, singkat, mudah dipahami, enak didengar (tidak menyinggung).
2. Situasi dan kondisi saat kita melaksanakan komunikasi.
3. Dengan siapa berkomunikasi.
4. Waktu yang tepat dalamm berkomunikasi.
Di samping dengan ketiga bahasa komunikasi (tulisan, lisan dan gambar) komunikasi juga dapat dilaksanakan dengan kode-kode tertentu dengan syarat kode-kode tersebut difahami oleh kedua belah pihak yang sedang berkomunikasi.

E. Tugas dan Kewajiban Anggota Organisasi
Kekuasaan dan tugas adalah dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Di mana ada kekuasaan di situ ada tugas, maka secara langsung kekuasaan muncul bersamaan dengan pelaksanaan tugas tersebut. Tugas dan kekuasaan dalam suatu organisasi harus berdampingan. Agar tercapai maksud yang dituju tiap-tiap rencana organisasi, maka tugas pada anggota harus ditentukan secara jelas. Hal ini menghindari kemungkinan adanya tugas tanpa adanya tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas yang telah ditentukan.
Begitu juga di mana ada hak di situ ada kewajiban, kekuasaan dapat dimisalkan sebagaimana wewenang. Sedangkan kewajiban disamakan dengan tanggungjawab. Tiap-tiap anggota suatu organisasi mempunyai tugas-tugas yang harus dijalankan.
Tetapi kadang-kadang anggota organisasi itu tidak mengetahui dan mengerti akan tugas-tugas kewajibannya. Hal ini akan merugikan suatu organisasi dan mengambat serta memperlambat kelancaran jalannya organisasi tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
Pada pokoknya tugas dan kewajiban tiap-tiap anggota suatu organisasi terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
1. Tugas dan kewajiban yang telah ditetapkan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga organisasi itu serta peraturan-peraturan dan keputusan yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut.
2. Tugas dan kewajiban yang berdasarkan pangkat atau jabatan atau jenjang hierarchie kewenangan dalam organisasi tersebut.

F. Pembagian Departemen
Suatu organisasi memiliki segudang permasalahan dan pekerjaan yang harus diselesaikan. Dalam hal ini perlu adanya pembagian tugas dan penanganan setiap macam pekerjaan sehingga dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi tidak terjadi percampuran yang tidak karuan. Pembagian tugas yang demikian disebut pembagian departemen.
Departemen sangat penting dalam suatu organisasi sebab departemen yang dilaksanakan dengan pertimbangan yang masuk dapat menghasilkan efisiensi dan efektifitas kerja sebuah organisasi.
Seseorang pemimpin yang cakap akan pandai dan mampu mendelegasikan wewenang kepada anggotanya. Pendelegasian wewenang adalah wujudnya departemen dalam suatu organisasi.
Dalam organisasi perusahaan, departemen didasarkan pada beberapa hal di antaranya: proses produksi, jenis produksi, lokasi, fungsi, jenis pembeli, waktu berproduksi dan jumlah personil.
Sedangkan departemen dalam organisasi kemasyarakatan didasarkan atas perkembangan masalah yang dihadapi oleh organisasi tersebut.

G. Instruksi / Perintah
Dalam organisasi instruksi sangat diperlukan, tanpa dilaksanakannya fungsi ini maka semua perintah/intruksi hanya akan tinggal di atas kertas. Perintah/instruksi yang baik dan efektif adalah yang dilandasi dengan komunikasi yang baik dan dengan kedisiplinan pihak pemimpin. Tidak ada kepastian mana yang terbaik antara instruksi tertulis dan instruksi lisan, namun meskipun demikian keduanya harus diberi kekuatan yang sama.
Walaupun tidak semua perintah harus dilandasi partisipasi, namun bila itu memungkinkan akan sangat melancarkan tugas-tugas yang dibebankan kepada anggota.

H. Koordinasi
Koordinasi bertujuan agar double pekerjaan dan kesimpangsiuran antara seorang atau pihak dengan orang atau pihak lain dapat dihindari. Tanpa koordinasi yang baik antar bagian, suatu organisasi akan mengalami keruwetan dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan.
Dalam pelaksanaan koordinasi yang baik, perlu adanya komunikasi dan kedisiplinan yang baik pula dan untuk menunjang ke arah tersebut maka dalam perencanaan dan penyusunan aturan kerja, unsur koordinasi harus dimasukkan ke dalamnya.

TINGKATAN ORGANISASI
MENURUT TERITORIAL (DAERAH KERJA)

Organisasi dapat dibedakan dalam empat tingkatan ditinjau dari daerah kerjanya, yaitu:
1. Organisasi Tingkat Internasional
Seperti: PBB, OPEC, ASEAN, dll.
2. Organisasi Tingkat Nasional
Seperti: PSSI, NU, Golkar, PPP, PDI, dll
3. Organisasi Tingkat Daerah
Seperti: Persebaya, Persipura, dll
4. Organisasi Setempat
Seperti: sekolah, arisan, karang taruna, dll.
Kalau ditinjau dari tujuan organisasi tersebut maka dapatlah dibedakan dalam empat macam, yaitu:
1. Organisasi Bertujuan Sosial
Seperti: perkumpulan kematian, mengurusi anak yatim, dll.
2. Organisasi Bertujuan Ekonomi
Seperti: koperasi usaha dagang, dll.
3. Organisasi Bertujuan Politik
Seperti: PPP, Golkar, PDI, dll
4. Organisasi Bertujuan Pendidikan dan Kebudayaan
Seperti: OSIS, HMI, PMII, dll.

A. Organisasi Sekolah
Organisasi sekolah yang disebut Organisasi Siswa Intra Sekolah adalah organisasi yang dibentuk oleh para pelajar sebagai siswa dari sekolah tersebut dimana kegiatan organisasi itu berlangsung terutama di luar jam-jam sekolah dan dalam lingkungan sekolah itu sendiri. Tetapi berbeda halnya dengan organisasi yang ada di pesantren-pesantren dimana siswa berada di komplek sekolah selama 24 jam sehari seperti Organisasi Siswa Darul Ulum dan di pondok pesantren lainnya.
Pada umumnya organisasi yang ada di pesantren menitikberatkan tujuannya terhadap disiplin dalam pendidikan, bukan semata-mata pengajaran di dalam organisasi siswa intra sekolah dengan tidak membedakan pandangan agama, bangsa, keturunan, kaya atau miskin, semua menjadi anggota organisasi. Mereka mempunyai kedudukan yang sama, mempunyai hak yang sama selaku siswa dan selau anggota dari organisasi sekolah tersebut.
Di samping hal-hal yang dipunyai oleh anggota, maka para anggota organisasi sekolah itu terikat pula dengan kewajiban-kewajiban sebagai anggota organisasi itu. Dan setiap anggota wajib menjaga nama baik organisasi itu. Wajib membayar iuran pada waktu-waktu yang telah ditentukan, wajib menghadiri perkumpulan yang diadakan oleh organisasi itu serta wajib membantu kelancaran kerja, dll.

B. Organisasi Luar Sekolah
Organisasi luar sekolah disebut juga Organisasi Extra Sekolah yaitu organisasi yang dibentuk oleh beberapa pelajar atau pemuda yang sifatnya mempunyai kepentingan pribadi sendiri seperti sepakbola bagi yang gemar main sepak bola saja, juga pramuka, karate, renang, dll.
Keutungan masuk sebagai anggota organisasi extra ini adalah mendapatkan tambahan pengetahuan dan pengalaman yang tidak dapat dijumpai di bangku sekolah, di samping itu secara tidak langsung memperluas pergaulan, dan dengan pergaulan itu akan mempengaruhi apa yang belum diketahui.

C. Organisasi Kelas
Kelas sebagai tempat belajar bersama-sama adalah juga merupakan sebuah organisasi, yaitu organisasi anak-anak dalam kelas itu yang sama-sama mempunyai kepentingan bersama, kehendak bersama, cita-cita bersama yaitu menuntut ilmu pengetahuan dengan cara yang tertentu dan tertib. Suatu kelas yang teratur dan tertib menunjukkan adanya organisasi kelas yang baik. Kalau organisasi itu baik, maka keadaan atau suasana kelasnya pun baik dan akhirnya tujuan dari organisasi kelas itu dapat tercapai dengan mudah dan baik.
Ketua kelas selaku pimpinan dalam organisasi kelas itu haruslah berusaha agar kelasnya selalu dalam keadaan tertib. Ketua kelas bersama-sama wali kelasnya dalam hal ini berfungsi sebagai pengurus dalam organisasi kelas itu.
Pimpinan dalam kelas biasanya ditunjuk atas dasar pemilihan atau pemungutan suara. Seorang ketua kelas hendaknya mempunyai sifat kepemimpinan yang baik sebagai seorang pemimpin yang diidam-idamkan.
Dia harus pandai bergaul dengan anggota dalam kelas itu. Berkat sifat-sifat kepemimpinan yang ada dalam dirinya dan kepribadiannya yang patut ditiru dia dapat bertindak sedemikian rupa, sehingga anggota dalam kelas itu mudah dan suka menurutinya.
Demi ketertiban kelas seorang ketua kelas yang cakap bijaksana memperingati anggota yang berbuat salah dengan cara yang halus tapi tegas. Suatu organisasi kelas akan memperoleh seorang ketua kelas cakap dan berhasil menjalankan fungsinya jika ia bekerjasama dengann anggota kelas itu dengan baik, meskipun cakap tapi jika anggota dari kelas itu tidak memberikan kesempatan atau bantuan kepadanya, serta tidak memberikan kepercayaan yang diperlukan dalam menjalankan tugasnya maka ia pun akan gagal pula.
Menjadi ketua kelas hendaknya selalu mengetahui serta mengikuti semua kegiatan dan kepentingan kelasnya, selain itu ketua kelas mewakilli organisasi keluar, yang dalam persoalan ini ia harus bertindak dengan hati-hati dan bijaksana untuk menjaga baik kelasnya.

MANAGEMENT

A. Pengertian Management
Management berasal dari kata “to manage” yang artinya:
1. Mengemudikan
2. Mengelola
3. Membimbing
4. Mendorong
5. Mengatur
Pengertian management menurut unsurnya ialah:
1. Kegiatan dan kecakapan seseorang dalam mengendalikan, menjuruskan serta membimbing suatu organisasi ke arah tercapainya tujuan organisasi.
2. Kepemimpinan dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab atas terselenggaranya hubungan (komunikasi) yang efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

B. Sifat-Sifat Manager
1. Mempunyai budi pekerti yang baik sebagai contoh bagi anggotanya.
2. Technical know-how: kecapakan teknis dalam arti kata, ketrampilan dalam melaksanakan tugas organisasi beserta seluruh penyelesaian dalam segala persoalannya.
3. Managerial know-how: kecapakan praktis untuk dapat memerintah orang lain dalam melaksanakan suatu tugas dan bagaimana caranya agar yang diperintah itu dapat melaksanakan dengan konsekwen.
4. Intelegensia: kecerdasan fikiran dalam memecahkan atau mengatasi setiap masalah.
5. Inisiatif: kemampuan menciptakan segala karya dan kerja.

C. Sasaran Management
1. Metode
Kemampuan menggunakan cara bagaimana agar usahanya berhasil dengan baik, ekonomis, praktis, harmonis dalam mencapai tujuan.
2. Manusia
Kemampuan mengendalikan dan menggerakkan manusia untuk melaksanakan tugas dalam usaha mencapai tujuan bersama.

3. Peralatan
Kemampuan menggunakan alat perlengkapan yang ada (tidak ada rotan akar pun jadi)
4. Biaya
Kemampuan mengggunakan dana yang ada seefisien mungkin dalam usaha mencapai tujuan.

D. Tujuan Management
1. Mencapai tujuan organisasi
2. Memberikan amal sholeh yang kongkrit dan positif
3. Melaksanakan usaha organisasi

E. Pola Management
Pola management terdapat perbedaan di kalangan para sarjana dalam perumusannya. Menurut George R. Terry dalam bukunya yang berjudul “Principle of Management”: yang dirumuskan dengan singkatan “POAC” yaitu:
1. Planning (Perencanaan Program)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Pergerakan)
4. Controlling (Pengawasan)
5. Evaluation (Pengevaluasian)

A. Planning
Planning adalah perencanaan tentang apa yang akan dicapai yang merupakan pedoman atau garis-garis besar untuk mencapai tujuan. Planning merupakan suatu perumusan tentang apa dan bagaimana suatu perumusan pekerjaan yang hendak dilaksanakan.
Dalam pembuatan planning tidak mutlak harus tertulis, boleh juga merupakan angan-angan dalam fikiran, lebih-lebih planning suatu screet (rahasia), seperti: planning untuk pertemuan di mana hal ini jika tertulis, besar kemungkinan dapat diketahui oleh musuh.
1. Langkah-langkah pembuatan planning
Dalam planning harus dipikirkan betul-betul dan teliti akan sebab dan akibatnya. Untuk itu diperlukan keuletan, ketelitian, ketabahan dan pengalaman, karena planning adalah rumusan karya yang akan menjadi pedoman dan petunjuk dalam menempuh tujuan organisasi. Planning sangat menentukan sekali sukses atau tidaknya tujuan organisasi, karena boleh dikatakan planning merupakan sendi yang akan dikembangkan.
Dalam pembuatan planning yang baik terlebih dahulu harus menjawab rumusan di bawah ini:
a. What : Apakah tujuan rencana itu (faktor motif)
b. How : Bagaimana pelaksanaanya (faktor metode)
c. Why : Mengapa begitu (faktor penilaian)
d. Where : Di mana dilaksanakan rencana (faktor tempat)
e. Who : Siapakah pelakunya (faktor subjek)
Kalau unsur-unsur ini telah bisa terjawab, tinggal mengambil suatu keputusan untuk membuat susunan planning.

2. Tiga syarat pokok dalam pembuatan planning
a. Rasional
Planning harus berdasarkan pemikiran yang objektif dan matang, bukan hanya merupakan khayalan semata-mata, yang tidak mungkin bisa dibahas secara logis.
b. Flexible
Planning harus bersifat flexible artinya seuai dengan keadaan bagaimana pun, bisa dilaksanakan kapan saja, dan dapat ditetapkan pada tempat, waktu dan keadaan bagaimana pun juga.
c. Continuitas
Pembuatan planning harus continue, artinya terus menerus tidak hanya satu kali untuk selama-lamanya, akan tetapi yang lebih baik bertahap, untuk mengetahui prestasi yang dicapai dalam tiap-tiap tahap, dengan demikian mudahlah diadakan penilaian secara kongkrit dan yang yang lebih penting lagi ialah untuk meningkatkan prestasi di masa berikutnya.

3. Tingkatan planning
Menurut tingkatan pembuatan, planning dapat dibedakan dalam tingkatan yaitu:
a. Policy Planning : ini dibuat oleh Top Manager
b. Program Planning : ini dibuat oleh Middle Manager (Ketua Bagian)
c. Operational Planning : ini dibuat oleh Lower Manager (Ketua Seksi).

4. Sebab-sebab gagalnya planning
a. Planner yang tidak cakap. Hal ini mungkin dikarenakan
1) Tidak ada kesanggupan berkreasi.
2) Tidak mengerti persoalan yang direncanakan.
b. Kekuasaan yang diberikan untuk membuat planning tidak tegas.
c. Kurang pembiayaan.
d. Pelaksana tidak cakap. Walaupun planning telah tersusun dengan baik dan pembiayaan cukup tersedia, tapi kalau pelaksananya tidak cakap, maka planning tersebut tidak akan dilaksanakan dengan baik.
e. Tidak ada dukungan moril dari masyarakat sekitar.

B. Organizing
Yang dimaksud dengan organizing ialah peraturan setelah adanya rencana yang di dalamnya meliputi:
1. Pembagian tugas pekejaan.
2. Macam/jenis dan sistem pekerjaan.
3. Menentukan siapa yang akan melakukan pekerjaan.
4. Alat-alat yang dibutuhkan.

C. Actuating
Yang dimaksud “actuating” ialah suatu penggerak, setelah adanya rencana yang telah diatur atau diorganisir agar seseorang yang diberi beban itu mempunyai rasa tanggung jawab yang diberikan kepadanya, sehingga timbul kemauan untuk mengerjakan dengan penuh keinsyafan. Untuk menimbulkan hal semacam ini tidak mudah, hal ini memerlukan kemampuan dan pengalaman yang cukup di pihak manager atau pemimpin, minimal harus mengetahui sifat dan tabiat bawahannya atau anggotanya, hal serupa ni membutuhkan pengetahuan tentang ilmu jiwa (psychology).

D. Controlling
Walaupun rencana telah diatur dan digerakkan, hal ini belum dianggap cukup, sebab untuk memperoleh hasil karya atau produksi masih membutuhkan pengawasan dari pihak manager. Adanya pengontrolan sangat penting bagi organisasi, karena segala kekurangan dan kekeliruan akan cepat diketahui dan segera dapat diarahkan, maka dapatlah dibuat penilaian dan evaluasi terhadap proses kerja yang lalu dan untuk mengetahui apakah yang diberikan itu sudah dapat terlaksana sesuai dengan yang direncanakan.
Yang lebih penting lagi, dengan adanya pengontrolan itu kelancaran organisasi akan tetap terjamin. Hal seperti ini agar jangan sampai disalahgunakan umpamanya digunakan untuk mencari kesalahan orang lain, karena timbul kebencian dan permusuhan antara manager dan anggota.

CARA YANG BAIK DALAM MEMBERIKAN PERINTAH

Pada umumnya orang akan merasa senang apabila kebutuhan pokok dasar mansuai secara minimal dapat dipenuhi. Pada pokoknya kebutuhan manusia ialah:
a. Yang bersifat materi
b. Yang bersifat non-materi
Yang bersifat materi pada dasarnya terdiri dari kebutuhan sandang dan pangan. Sedangkan yang bersifat non-materi (psikologis) meliputi:
a. Kebutuhan akan harga diri.
b. Kebutuhan akan rasa aman.
c. Kebutuhan akan rasa bilongness dan love.
d. Kebutuhan akan rasa berfartisipasi.
e. Kebutuhan akan rasa aktualisasi.

A. Kebutuhan Akan Rasa Harga Diri
Mengingat bahwa manusia pada dasarnya terdiri dari unsur cipta rasa dan karsa, maka dengan adanya unsur ini manusia memiliki rasa harga diri, yang senantiasa dijaga, dipelihara dan dipertahankan agar supaya harga dirinya tetap.
Perasaan naluri manusia bila terapkan pada management dapat diambil suatu kesimpulan bahwa seorang manager atau pemimpin apabila hendak memberi perintah kepada anggotanya selain perintah harus jelas dan dapat difahami oleh yang diperintah maka faktor utama ialah bagaimana cara memerintah atau memberi intruksi yang baik agar tidak menyinggung perasaan yang diperintah, dengan kata lain bagaimana cara agar yang diberi perintah merasa senang menerima perintah itu jauh dari perasaan terpaksa. Dengan adanya kesenangan kepada apa yang diperintahkan, perintah itu akan dijalankan dengan sebaik-baiknya.

B. Kebutuhan Akan Rasa Aman
Rasa aman mengandung pengertian yang sangat luas dan komplek, dan juga mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap kelancaran bekerja. Rasa aman meliputi aman fisik dan mental, aman tempat bekerja, aman dengan teman sejawat, dsb. Kalau rasa aman ini tidak dimiliki oleh tiap individu lebih-lebih bila seorang manager atau pemimpin tidak berusaha menanamkannya kepada anggotanya jangan diharap pekerjaan itu akan membawa hasil yang baik.
Dalam mengerjakan pekerjaan tidak dihinggapi rasa ditekan atau dipaksa oleh atasannya dimana perasaan semacam ini membawa pengaruh yang sangat buruk kepada kelancaran bekerja.

D. Kebutuhan Akan Rasa Belongness dan Love
Pada prinsipnya organisasi terdiri dari satu kesatuan atau bagian-bagian yang semuanya harus mendapatkan perhatian. Pengurus dan anggota organisasi mempunyai tanggung jawab akan kemajuan organisasinya. Sebab arti maju dalam suatu organisasi bukan berarti majunya suatu bagian atau departemen saja, akan tetapi organisasi yang dianggap maju kalau tiap-tiap bagian dari organisasi itu mencapai prestasi yang baik. Prestasi yang baik bisa dicapai bila seluruh bagian dari departemennya mempunyai rasa bahwa kemajuan untuk kepentingan bersama. Sehingga perasaan belongness atau rasa memiliki harus betul-betul tertanam di tiap-tiap individu dalam arti yang sebenarnya.
Untuk mencapai hal ini seorang manager atau pemimpin harus pandai-pandai menanamkan, memupuk dan mengembangkan ketrampilan di kalangan anggotanya dengan memberi contoh yang baik.

E. Kebutuhan Akan Rasa Berpartisipasi
Sudah menjadi keharusan di kalangan organisasi adanya perasaan berpartisipasi baik antara anggota dengan anggota atau pun anggota dengan pemimpin, hal ini untuk lebih meresapkan rasa kekeluargaan di kalangan organisasi itu dan yang lebih penting lagi untuk memupuk rasa tanggung jawab terhadap organisasinya. Seeorang anggota berkewajiban menerima dan menjalankan perintah pemimpinnya dengan sebaik-baiknya, melaporkan hasil pelaksanaanya dan mempertanggungjawabkan kepada yang memberi perintah. Ada baiknya seorang manager atau pemimpin pada waktu tertentu mengadakan perkumpulan dengan anggotanya untuk memperbincangkan dan bertukar pikiran mengenai masalah-masalah tertentu yang dihadapi.
Dengan adanya perkumpulan semacam ini tentu akan segera diketahui tinggi rendahnya alam fikiran anggota dan filsafat yang dijadikan pandangan hidup mereka. Lalu dari itu, dengan diikutsertakannya dalam memecahkan masalah akan timbul dua kemungkinan:
1. Dengan diikutsertakan dalam memikirkan persoalan-persoalan yang harus dihadapai oleh manager atau pemimpin dalam memecahkan persoalan dan tentunya ide atau pendapat dari anggotanya sedikitnya akan memberi pertolongan atau menimbulkan tambahan pertimbangan.
2. dengan diikutsertakannya dalam suatu perkumpulan semacam ini merupakan pendidikan untuk ikut serta bertanggungjawab terhadap organisasinya. Bagi anggota yang diterima idenya akan merupakan suatu kebanggaan bagi dirinya bahwa buah pikirannya berguna, sehingga diharapkan bahwa anggotanya akan berlomba dalam mengembangkan kreasinya.

F. Kebutuhan Akan Rasa Aktualisasi
Meskipun prestasi yang telah dicapai oleh anggotanya kecil akan tetapi anggotanya sangat menginginkan perhatian dari pemimpinnya. Dalam hal ini seorang pemimpin harus mempunyai anggaran yang obyektif atas prestasi yang telah dicapai walaupun kelihatannya kurang penting. Seorang pemimpin tidak boleh menganggap kurang berguna hasil usaha anggotanya, bahkan sebaliknya harus mengganggap penting dan harus berani melontarkan penilaian dan kalau perlu diucapkan di depan bawahan yang lainnya, dengan tujuan agar semuanya bisa melakukan dengan harapan agar yang bersangkutan lebih meningkatkan kegiatan kerjanya.
Dan bagi yang lain agar menjadi pendorong dan pembakar semangat untuk lebih giat berusaha mencapai prestassi yang baik. Dengan demikian akan terjadi kompetisi yang akan menguntungkan bagi kemajuan organisasi yang akhirnya organisasi akan maju secara keseluruhan.

FAKTOR ALAT KERJA

Yang dimaksud dengan alat atau perkakas kerja ialah semua alat yang dihajatkan oleh organisasi itu, seperti sekretaris membutuhkan mesin tik, maka harus diadakan bahan-bahan seperti karbon, pita, kertas, dll. Alat-alat tidak dipetingkan barunya, akan tetapi yang penting adalah alat-alat tersebut bisa digunakan. Supaya alat-alat organisasi tetap baik perlu sekali adanya pemeliharaan dengan sebaik-baiknya dan kontinyu. Meskipun bagaimana baiknya alat-alat, tanpa pemeliharaan yang wajar dan teratur akhirnya akan segera rusak juga. Sebaiknya meskipun alat-alatnya kurang baik, apabila mendapat pemerliharaan dengan sebaik-baiknya hasilnya akan lebih baik.
Menyinggung masalah pemeliharaan alat-alat ada dua kemungkinan:
1. Memeliharan alat-alat sejak mulai digunakan, baik alat-alat yang baru dibeli ataupun yang sudah terpakai.
2. Memperbaiki setelah alat tersebut diketahui mengalami kerusakan.
Pemegang alat-alat organisasi sedikitnya harus mengetahui cara pemakaiannya dan pemeliharaannya meskipun yang bersangkutan belum dikatakan ahli dalam menggunakan alat-alat tersebut. Adanya alat-alat yang baik dan terpelihara, sangat menentukan sekali kelancaran organisasi, sebaliknya sering terjadi kerusakan alat-alat akan menghambat jalannya organisasi.

A. Keadaan Tempat Kerja
Keadaan tempat bekerja yang menyenangkan akan menimbulkan kegairahan dalam bekerja dan dapat menjadi pendorong semangat untuk bekerja. Karena dengan adanya tempat bekerja yang teratur baik posisi tempat maupun cara pengaturan alat-alat akan mempengaruhi kerapihan pekerjaan. Oleh karena itu seorang pemimpin harus pandai memilih tempat untuk bekerja yang sesuai dalam segala seginya baik mengenai kesehatan ataupun mengenai kerapihannya.
Dalam persoalan ruang dan alat kerja. Bukan soal mewahnya bangunan dan bukan serba luxnya alat-alat akan tetapi yang penting bagaimana cara pengaturan ruangan dan cara peletakan alat-alat. Hal ini akan memberikan kesan baik kepada siapa saja yang mengunjungi. Dan dengan pengaturan serupa itu, akan bisa dinilai prestasi yang didapat oleh organisasi tersebut.

B. Ketrampilan Kerja
Betapapun kecilnya tugas tetap dibutuhkan pelaksanaan yang baik, cepat dan hemat. Hal ini bisa dicapai kalau pelaksanaannya mempunyai faktor ketrampilan. Untuk itu diperlukan latihan-latihan secara kontinue karena perkembangan manusia secara langsung atau tidak akan mempengaruhi oleh latihan-latihan.

LEADERSHIP

A. Tehnik Kepemimpinan
Untuk melaksanakan kepemimpinan dalam mengarahkan orang digunakan beberapa tehnik kepemimpinan. Tehnik ini dihubungkan dengan relasi antara pemimpin dan anggota. Untuk ini diperlukan pembahasannya pula tentang sikap mental anggota yang dikaitkan dengan tehnik kepemimpinan sebagai berikut:
1. Tehnik Otokratis
Dalam hal ini pemimpin memberikan perintah kepada anggota dengan memberikan pula policy (kebijakan) dan pengarahan yang lengkap. Pemimpin yang otokratis mengambil keputusan sendiri dengan mengabaikan pendapat anggota. Maka anggota akan menggantungkan diri kepada pemimpin secara keseluruhan. Bila pemimpin absen, maka semua aktivitas akan berhenti. Tehnik otokratis menghendaki ketaatan dari pihak anggota.
2. Tehnik Demokrasi
Pemimpin akan membuat keputusan dengan berkonsultasi anggota. Tetapi anggota mendapat kesempatan untuk mengutarakan pendapatnya. Jika pada suatu peristiwa pemimpin berhalangan hadir, pekerjaan itu tetap berjalan lancar.
3. Tehnik Bebas
Pemimpin bertehnik bebas memberikan informasi/saran kepada anggota untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Seluruh keputusan diserahkan kepada anggota. Maka tehnik bebas membutuhkan anggota yang penuh inisiatif.

B. Tehnik Kepemimpinan dan Sikap Mental Anggota
1. Tehnik kepemimpinan berlawanan dengan sikap mental anggota
Sebagaimana telah dikatakan di atas, maka ada hubungan antara tehnik kepemimpinan dengan sikap mental anggota yaitu:
a. Tehnik Kepemimpinan
1) Otokratis
2) Demokratis
3) Free Reign
b. Sikap Mental Anggota
a. Ketaatan
b. Partisipasi
c. Inisiatif
Anggota ternyata taat, maka tehnik yang digunakan adalah otokratis, jika dikehendaki partisipasi dari pihak anggota, maka tehnik yang diambil adalah demokratis, dan yang berdekatan dengan free reign digunakan inisiatif anggota dalam menentukan keputusan.

2. Relasi kepemimpinan dan sikap mental anggota
Relasi antara tanggung jawab pemimpin dan sikap mental anggota dapat digambarkan sebagai berikut:
a. Bila pemimpin menghendaki ketaatan anggota, ia memikul tanggung jawab yang berat
b. Bila pemimpin menghendaki partisipasi anggota, ia membagi wewenang tanggung jawab berbagai persoalan kepada anggota
c. Bila pemimpin menghendaki inisiatif, ia melimpahkan sebagian besar tanggung jawab kepada anggotanya.

3. Penggunaan tehnik kepemimpinan
Pendekatan untuk menggunakan tehnik perlu adanya beberapa pertimbangan yang seharusnya diperhatian tentang kondisi yang sekiranya cocok bagi salah satu metode seperti:
a. Anggota secara individu tidak ada yang sama.
b. Ciri-ciri kelompok satu dengan lainnya menentukan kegunaan tehnik tertentu.
c. Kondisi kepribadian yang dimiliki oleh pemimpin juga mempengaruhi tehnik kepemimpinan
d. Situasi kelompok yang sering mengalami pasang surut. Situasi kepemimpinan harus selalu diganti sesuai dengan keadaan.

4. Keadaan Individu Anggota yang Memerlukan Tehnik Otokratis
a. Anggota yang selalu bertangung pada orang lain dan menghendaki tindakan tegas. Ketegasan ini memberikan keyakinan perlindungan.
b. Anggota yang memppunyai sifat bermusuhan harus dihadapi dengan otokrasi untuk menyalurkan keagresifannya pada tujuan-tujuan yang membangun.

5. Keadaan Individu Anggota yang Tidak Memerlukan Tehnik Otokratis
a. Bila anggota mempunyai sifat kooperatif (kerja sama) diperlukan metode demokratis. Sifat kooperatif ini dapat juga disebut agresif, tetapi keagresifannya mengarah pada hal-hal yang menguntungkan.
b. Anggota yang suka bekerja, dalam hal ini diperlukan tehnik demokratis.

6. Keadaan Individu Anggota yang Memerlukan Tehnik Free Reign.
a. Tehnik Free Reign akan dipakai untuk menghadapi anggota yang suka bekerja sendiri.
b. Anggota yang memerlukan gerakan sosial yang terpisah dan tak mempunyai kontak dengan dunia luar.
c. Anggota yang memiliki tanggung jawab dan kemampuan yang cukup.

7. Kondisi yang Memberikan Kebebasan Lebih Besar Kepada Anggota
a. Bila anggota terpaksa memerlukan kebebasan.
b. Bila anggota mempunyai toleransi yang cukup terhadap masalah yang kurang jelas.
c. Bila anggota mempunyai kesanggupan untuk memikul tanggung jawab.
d. Bila anggota mempunyai minat pada problem dan merasakan problem itu penting.
e. Bil anggota memahami tujuan organisasi.
f. Bila anggota mempunyai pengetahuan yang diperlukan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah problem.
g. Bila anggota dapat belajar ikut serta dalam pengambilan. Pemimpin akan menggunakan wewenangnya penuh, bila kondisi-kondisi di atas tidak menguntungkan.

C. Gaya Kepemimpinan
Dalam hal ini ada empat macam:
1. Gaya I : pemimpin mengambil keputusan dengan penjelasan kepada anggota (terdapat ciri otokrasi yang agak lama).
2. Gaya II : pemimpin mengambil keputusan dengan berembuk terlebih dahulu dengan anggota (otokrasi mulai ditinggalkan menuju demokrasi)
3. Gaya III : pemimpin mengambil keputusan bersama dengan anggota (tehnik demokrasi digunakan)
4. Gaya IV : pelimpahan wewenang keputusan kepada anggota (tehnik free reign digunakan).

D. Faktor-Faktor Partisipasi Anggota
Faktor-faktor yang memungkinkan anggota mengadakan partisipasi dalam keputusan ialah:
1. Waktu yang disediakan : ketepatan waktu yang diperlukan bila harus diambil keputusan yang tepat
2. Keuangan : biaya partisipasi tidak tinggi
3. Strategi Instansi : adanya rahasia instansi yang bersangkutan tidak boleh diketahui anggota
4. Saluran Komunikasi : anggota harus mampu dalam pemikiran untuk tingkat yang lebih tinggi.

E. Kepribadian Pemimpin
Tingkah laku pemimpin sebagian besar dipengaruhi oleh pribadinya sendiri. Tentu saja kepemimpinannya akan didasarkan pada background, pengetahuan dan pengalamannya. Adapun kekuatan intern yang mempengaruhi adalah:
1. Volume sistim yang dimiliki
Hal ini amat penting untuk mengetahui perasaannya tentang kemampuan anggota untuk memikul tanggung jawab.

2. Tingkat kepercayaan pada bawahan
Dalam hal ini harus dapat dijawab siapakah kiranya yang dapat dipercaya untuk menyelesaikan sebuah problem.

3. Kecenderungan sendiri dalam tehnik leadership
Pemimpin dapat mempunyai kecenderungan untuk bertindak otokratis atau demokrasi atau free reign.

4. Perasaan tenang dan aman dalam situasi yang tak menentu
Dalam hal ini toleransi tentang ketidakjelasan harus diperhatikan sewaktu proses pengambilan keputusan dilimpahkan kepada anggota. Ia akan merasa kekurangpastian bagaimana tentang hasil proyek yang akan datang bertalian dengan sifat dan typenya.
F. Situasi Kepemimpinan
Situasi kepemimpinan juga mempengaruhi prilaku pemimpin antara lain adalah: bentuk organisasi, kelompok kerja, sifat problem yang dihadapi dan tekanan waktu.

G. Sifat-Sifat Pemimpin
Memimpin ialah menerangkan untuk bekerja bersama-sama menuju suatu tujuan yang diingini oleh semuanya. Pemimpin hrus menyadari sepenuhnya bahwa yang dihadapinya adalah manusia dengan segala tingkah laku/sifat yang baik maupun yang kurang baik.
Di bawah ini adalah uraian Tesenture Vital yang menyebutkan beberapa sifat yang penting sekali bagi seorang pemimpin:
1. Penuh energik baik rohani maupun jasmani dan giat terus menerus.
2. Seorang pemimpin tidak boleh berprasangka, berpikiran apriori/jelek tentang bawahannya, tidak boleh lekas naik darah dan sebaliknya rasa percaya pada diri sendiri harus ada.
3. Mempunyai pengetahuan yang luas tentang hubungan manusia, karena pekerjaannya yang utama memerlukan pengetahuan banyak tentang manusia dan hubungan antara mereka.
4. Keinginan untuk menjadi pemimpin haruslah menjadi daya pendorong yang berasal dari dalam diri dan tidak ada desakan dari luas. Maka ia harus memancarkan semangat bekerja.
5. Mempunyai kecakapan mengajar, karena seorang pemimpin tulen harus pula memberi semangat kepada anggota. Ia harus dapat memperkembangkan orang lain dan memajukannya.
6. Mempunyai kemahiran dalam mengadakan komunikasi secara lisan ataupun tulisan atau surat.
7. Mempunyai kemahiran dalam bidang sosial supaya terjamin kepercayaan dan kesetiaan anggotanya. Ia harus bersifat ramah, suka menolong, senang jika anggotanya maju dan menghargai pendirian orang lain.
8. Mempunyai kecakapan tehnis untuk merencanakan, menyusun organisasi, mengambil keputusan, mendelegasikan kekuasaan, mengawasi, meneliti dan sebagainya. Yang dimaksud kecakapan memimpin adalah berfikir dinamis dan aktif.

Di samping sifat-sifat yang ada itu, masah ada yang lebih penting lagi yaitu sifat-sifat dari segi kerohanian. Hendaknya setiap pemimpin selalu berdasarkan pada iman yang kuat, segala tingkah lakunya, pekerjaannya harus selalu diperhatikan karena inilah yang lebih menaruh kesadaran dan keinsyafannya kepada anggota.

H. Type-Type Pemimpin
1. Type Pribadi
Kepemimpinan pribadi dibuktikan oleh adanya kontak pribadi yang langsung dari pemimpin kepada anggotanya. Kepemimpinan semacam ini biasanya sangat efekif di dalam usaha apapun baik yang kecil atau pun yang besar.

2. Kepemimpinan Non-Pribadi
Tidak dirasakan langsung, melainkan lewat anggotanya, atau melalui non personal seperti rencana, instruksi, sumpah atau janji. Hubungan pemimpin dan anggotanya berjalan tidak langsung.

3. Kepemimpinan Otoriter
Pemimpin seperti ini menganggap leadership sebagai haknya, ia berpendapat bahwa ia dapat menentukan apa dan bagaimana sesuatu harus dikerjakan. Pengawasan sangat tegang pula.

4. Kepemimpinan Demokratis
Golongan anggotanya ikut serta memberikan pendapat mereka. Ini baiknya terutama jika anggota golongan itu terdiri dari orang-orang yang cakap dan cerdas. Jika mereka tidak mempunyai keinginan untuk bekerja sama dan mengejar cita-cita yang murni, maka tipe ini akan gagal.

5. Kepemimpinan Paternalistic
Pemimpin menjaga kepentingan anggota seperti seorang datuk mengasuh kemenakannya atau anak semangnya, melindungi, menjuruskan dan memimpin. Biasanya kepercayaannya akan diri sendiri dan kesanggupan atas anggota tidak dapat berkembang.

6. Kepemimpinan Kelompok yang setujuan
Seperti suatu perkumpulan sepakbola yang sedang berlatih.

I. Teori Kepemimpinan
Sifat-sifat dan kwalitas yang perlu ada pada pemimpin, yaitu:
1. Energi jasmani dan rohani
Pemimpin pada umumnya mempunyai semangat yang besar, keuletan yang mengagumkan, aktivitas dan kecerdasan yang melebihi lainnya.

2. Gairah Memimpin
Selera akan tujuan dan jurusan memimpin. Ia akan memiliki kekuatan dan keyakinan tentang apa yang dilaksanakan dan dengan cara bagaimana mencapainya.

3. Semangat
Tujuan yang sehat dan baik belum cukup untuk menimbulkan semangat. Untuk itu pada anggotanya harus digerakkan emosinya, harapannya, tekadnya. Semangat adalah alat yang penting untuk seorang pemimpin yang harus dapat membangkitkan semangat anggotanya.

4. Ramah Tamah
Ini perlu untuk dapat menimbulkan rasa hormat dan simpati anggotanya.

5. Tanggung Jawab
Orang yang memberi kepercayaan kepada seorang pemimpin, bila mereka yakin dan percaya bahwa ia akan menetapi janjinya, pemimpin haruslah berani menanggung resiko dari kepemimpinannya jika perlu dengan pengorbanan.
6. Intelligensia atau kecerdasan
Setiap pemimpin hendaknya berpengetahuan cukup untuk mencapai tujuannya dan guna melaksanakan kepemimpinannya.

7. Sanggup mengambil keputusan
Proses dalam mengambil keputusan itu adalah dengan menimbang-nimbang berbagai faktor meskipun berasal dari berbagai pendapat anggotanya. Dengan adanya pengumpulan segala bahan keterangan dan factor yang cukup, seorang pemimpin dapat dengan bijaksana mengambil keputusan.

J. Bagaimana Seseorang Menjadi Pemimpin
Dalam hal ini tiga cara, yaitu:
1. Membentuk diri sendiri.
2. Dipilih oleh segolongan manusia.
3. Ditunjuk oleh pemimpin yang dipilih oleh anggota organisasi.

K. Kewibawaan dan Tanggung Jawab
1. Asal-usul kewibawaan
a. Menurut Weber, kewajiban dalam susunan masyarakat ada tiga macam:
1) Kewibawaan menurut undang-undang. Jadi yang sifatnya percaya pada sahnya susunan dan peraturan-peraturan menurut hukum
2) Kewibawaan yang serta tradisional yang percaya pada sucinya tradisi dan adat istiadat yang mengesahkan kewibawaan.
3) Kewajiban orang yang mendapat rahmat dari Allah SWT.
b. Sumber kewibawaan itu adalah:
1) Tehnik. Kewibawaan diperoleh secara keahlian khusus.
2) Moril.
3) Pribadi. Kewibawaan pribadi beasal dari kepribadian seseorang.

2. Tanggung Jawab
Alvin Brown membahas wujud dan sifat dari tanggung jawab sebagai berikut: “Tanggung jawab “responsibility” adalah suatu beban dimana seorang dapat diminta pertanggungjawabannya”.
Tanggung jawab mempunyai beberapa aspek, yaitu:
a. Tanggung jawab sebagai kewajiban yang harus dilaksanakan
b. Tanggung jawab sebagai penentu kewajiban.
c. Tanggung jawab sebagai kewibawaan.
Ketiga aspek ini merupakan sebagai alat yang dapat dipisahkan satu sama lainnya, dan ketiga-tiganya disebut dengan tanggung jawab. Setiap anggota organisasi dianggap telah menerima tugas yang harus dilaksanakannya menurut kecapakannya dengan sebaik-baiknya. Yang demikian itu akan menciptakan rasa tanggung jawab melasanakan tugas dan kewajibannya. Rasa tanggung jawab ini dapat pula dilihat dari dua fase:
Fase I : Bagaimana proses pelaksanaan kewajiban yang dibebankan kepadanya untuk mencapai tujuan/hasil tertentu
Fase II : Sampai dimana kewajiban yang dibebankan kepadanya dicapai serta bagaimana mempertanggung-jawabkan kepada pemimpinnya.

PANITIA

A. Pedoman Menentukan Panitia atau Komite
Pikiran pokok yang mendorong dibentuk suatu panitia atau komite untuk suatu tugas tertntu adalah jika jelas nyata bahwa sebuah panitia akan memberikan lebih banyak faedah, baik dipandang dari hasil, cara kerja maupun dari sudut lain. Beberapa patokan dimana pekerjaan pantia lebih bermanfaat antara lain:
1. Bila ada suatu masalah yang akan ditangani dibutuhkan keterangan dan pendapat dari tenaga ahli, misalnya akan mengadakan perencanaan yang memerlukan pendapat dan pertimbangan dan pengalaman mereka dalam masing-masing bidang keahlian.
2. Untuk suatu hajat yang membutuhkan kerja sama dari beberapa bagian. Misalnya, dalam suatu perusahan yang sedang berkembang. Pada suatu ketika keuangan mengahdapi kesulitan karena macet, maka untuk mencari jalan keluar perlu dibentuk suatu komite yang terdiri dari manager penjualan, pembelian, produksi dan keuangan
3. Tujuan komite tersebut adalah untuk mengadakan koordinasi antara keuangan perusahaan dengan kebijaksanaan penjualan, pembelian dan produksi sehingga dapatlah diatasi kemacetan keuangan tersebut.
4. Bila sebuah organisasi menghadapi persoalan yang akibat buruknya akan dirasakan oleh seluruh anggota organisasi, maka perlu sekali untuk membentuk suatu komite guna memecahkan persoalan yang khusus.
5. Yang dipilih menjadi panitia atau komite hendaknya yang representatif, perlu diperhatikan bahwa pekerjaan yang akan dikerjakan oleh panitia itu memerlukan kecakapan dan ketangkasan, karena pekerjaan ini memerlukan waktu yang sangat singkat serta kerapihan kerja, maka anggota yang duduk dalam panitia mewakili sebagai atau golongan yang berkepentingan.

C. Aspek-Aspek Yang Merugikan Dalam Kepanitiaan
Aspek yang merugikan antara lain:
1. Karena terdiri dari beberapa anggota dengan tanggung jawab yang beraneka ragam serta latar belakang yang berbeda pula, maka pekerjaan panitia itu dapat tersesat jalannya, apabila dalam panitia terdapat beberapa pendapat yang berbeda-beda atau bertentangan yang didukung oleh sebagian anggota, maka pendapat-pendapat inilah yang mungkin tidak menghasilkan keputusan, bahkan melahirkan tiga fikiran berbeda.
2. Waktu yang harus disediakan dan ongkos yang dikeluarkan merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan dan selalu diperhitungkan. Mungkin sekali anggota panitia harus mengadakan perjalanan ke berbagai tempat untuk memperoleh lebih banyak keterangan.
3. Terpecahnya tanggung jawab. Suatu delegasi mempunyai tanggung jawab yang tidak hanya diberikan kepada seseorang saja, tetapi kepasa suatu kelompok. Mereka masing-masing mempunyai rasa tanggung jawab yang berbeda. Berbeda kalau kekuasaan itu diberikan kepada seseorang. Akibat dari itu semua, mereka tidak akan selalu merasa memikul beban atau tanggung jawab jawab jika sebagian usaha gagal sama sekali. Bahkan mereka mungkin menyalahkan satu sama lain. Dengan demikian mereka mengalihkan tanggung jawab itu.

D. Petunjuk Menjalankan Panitia Dengan Efektif
1. Rumuskanlah kewajiban dan tanggung jawab panitia yang akan dibentuk itu dengan tegas dan terang.
2. Pilihlah anggota panitia sesuai dengan tugas panitia tersebut.
3. Berikanlah bantuan yang cukup kepada panitia.
4. Rumuskanlah prosedur yang tepat sehingga gerak yang efektif dapat diharapkan.
5. Tentukanlah ketua panitia dan ketua rapat yang tepat.
6. Adakanlah penilaian dengan mengontrol konklusi yang diambil oleh panitia.
7. Ongkos-ongkos yang dikeluarkan hendaknya dapat dipertanggung-jawabkan dengan hasil yang diperoleh.
8. Biasakanlah mendokumentasikan rumus-rumus yang telah disepakati sehingga dapat merupakan bahan yang penting untuk organisasi kelak di kemudian hari.

RAPAT

Rapat adalah suatu pertemuan organisasi yang resmi dengan tata tertib yang agak mengikat. Sehingga keputusan-keputusan yang ditetapkan dalam rapat tersebut bersifat mengikat.
Agar supaya rapat itu berfaedah dalam arti kata dapat mengembangkan sifat kepemimpinan, maka hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
A. Macam-Macam Rapat
Rapat terdiri dari:
1. Rapat Pleno, adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Rapat ini diadakan untuk:
a. Pemilihan pimpinan rapat pleno yang terdiri dari seorang ketua, seorang wakil ketua dan seorang sekretaris.
b. Pencalonan Ketua Umum OSDU.
c. Pemilihan Ketua Umum OSDU.
d. Penilaian laporan pertanggungjawaban pengurus OSDU pada akhir masa jabatannya.
e. Acara, waktu dan tempat rapat pleno dikonsultasikan dengan pembina OSDU.
2. Rapat Pengurus, adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh pengurus organisasi. Rapat ini diadakan untuk:
a. Rapat Pleno pengurus, untuk
1) Penyusunan Program Kerja Tahunan OSDU
2) Penilaian pelaksanaan program kerja OSDU tengah tahunan dan akhir tahun.
3) Membahas laporan pertanggungjawaban OSDU pada akhir masa jabatan.
b. Rapat Pengurus Harian, adalah rapat pengurus yang dihadiri oleh para pengurus harian OSDU untuk membicarakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan harian.
c. Rapat Koordinasi, adalah rapat yang dihadiri oleh Ketua dan para Ketua Bagian.

B. Perencanan Rapat
1. Rencanakanlah waktu tertentu untuk mengadakan rapat, berikanlah kesempatan kepada anggota yang akan mengikuti rapat.
2. Acara rapat hendaknya disusun berdasarkan usul-usul yang dikemukakan oleh anggota pengurus. Usul-usul dapat bersifat resmi dapat juga tidak resmi, untuk kepentingan ini hendaknya dibentuk panitia khusus yang menyusun acara rapat.
3. Panitia ini bersama-sama dapat menghubungi anggota lain dalam usaha mengumpulkan usul-usul acara rapat.
4. Konsep rapat yag telah disusun oleh panitia ini hendaknya disahkan oleh ketua terlebih dahulu. Apabila dianggap perlu konsep acara tersebut dapat ditinjau kembali dengan mengadakan perubahan sedikit oleh ketua.

C. Pimpinan Rapat
1. Pimpinan rapat hendaknya bijaksana agar persoalan yang dibahas dapat dengan jelas dan terang dapat diikuti oleh semua anggota peserta rapat. Segala persoalan yang penting untuk dibicarakan.
2. Usahakan agar semua peserta rapat ada kesempatan untuk mengemukakan pendapat dan fikiran mereka.
3. Pimpinan rapat harus sanggup dan dapat membedakan pembiraan yang bersifat:
a. Mengemukakan fakta.
b. Mengemukakan pendapat.
4. Pimpinan rapat hendaklah menjaga agar pembicaraan tidak hanya dimonopoli oleh salah seorang peserta tertentu.
5. Pimpinan rapat harus cakap, dengan cepat dan tepat dapat menyimpulkan hasil pembicaraan dalam rapat, sebelum diambil keputusan hendaknya diperhatikan atau dipertimbangkan secara masak. Segala fikiran, pendapat dan pengalaman yang dikemukakan oleh peserta rapat dikembangkan dengan sebaik-baiknya dan teliti, dengan demikian dihindarkan keputusan yang kurang obyektif dan kurang memuaskan. Demi untuk menambah pengetahuan, kecakapan dan pengalaman dalam seluk beluk mengenai rapat, pimpinan dapat diusahakan secara bergiliran, baik yang memimpin ataupun yang mencatat.

C. Cara-Cara Rapat
Yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat adalah:
1. Tempat/Posisi Ruangan
a. Meja pimpinan di sebelah kiri.
b. Mimbar di sebelah kanan.

2. Corum
Yaitu jumlah anggota atau pengurus penuh yang oleh organisasi telah ditetapkan harus hadir dalam suatu sidang guna memutuskan atau merundingkan apa yang harus dirumuskan atau dilaksanakan oleh suatu organisasi.

3. Jalannya Rapat
Rapat dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris. Pimpinan rapat membuka rapat dengan bacaan basmalah. Kemudian mempersilahkan sekretaris untuk melaporkan undangan yang telah disebarkan dan membaca acara rapat sebelum dimulai sidang. Pimpinan sidang menjelaskan tentang susunan acara dan meminta persetujuan hadirin. Keadaan harus dijaga dengan baik begitu pula tata tertib dan disiplin sidang.

4. Persiapan Pimpinan
a. Catatan dan ikhtisar rencana yang akan dibicarakan dalam sidang.
b. Menampung segala pendapat atau usul yang dikemukakan oleh peserta sidang dan menghormatinya.
c. Menyimpulkan pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang.
d. Bertindak tegas dan tidak mengakibatkan norma demokrasi disalahgunakan.
e. Bijaksana dalam mempertemukan pendapat yang kontradiksi atau berlawanan.

5. Tugas Sekretaris Sidang
a. Mengabsen para hadirin (mengadakan daftar hadir sebelum sidang dimulai).
b. Mencatat atau membuat notulen rapat.
c. Membacakan hasil-hasil rapat atau notulen.
d. Membuat laporan hasil rapat dan dikirim kepada instansi yang bersangkutan.

6. Tindakan Pimpinan Sidang Dalam Menyambul Usul-Usul yang Diajukan Oleh Peserta Sidang.
a. Mengulangi bunyi usul dan mengajukannya kepada hadirin atau para peserta.
b. Menanyakan kepada hadirin atau para peserta siapa yang mendukung usul tersebut.
c. Mempersilahkan usul tersebut (bila perlu) agar usul tersebut dibahas atau diperdebatkan.
d. Mengadakan pemungutan suara.

7. Membahas atau Memperdebatkan Suatu Usul
a. Jangan membolehkan anggota sidang untuk berbicara dua kali jika ada yang lain belum berbicara.
b. Menghentikan pembicaan yang tidak pada point/pokok masalah yang telah ditentukan dan yang berbicara bertele-tele. Bagi pembicara yang kontradiksi jangan menghadapkan mukanya waktu berbicara kepada kawan yang dilawannya, hal ini untuk menghindari timbulnya suasana permusuhan antara dua orang anggota yang kontradiksi dan untuk memudahkan peserta yang lain dalam mendengar dan menimbang alasan-alasan yang dikemukakan.

AD DAN ART ORGANISASI

A. Anggaran Dasar Organisasi
Setiap negara yang mempunyai pemerintahan bercorak demokrasi, tentu memberikan berbagai macam hak kepada penduduknya yaitu hak untuk berhimpun dan berapat atau lazimnya disebut dengan hak berorganisasi. Pada saat ini banyak diketahui berbagai macam perhimpunan yang bertujuan politik, sosial, ekonomi, kebudayaan, dll.
Bagi suatu negara yang mempunyai pemerintahan teratur, berlakulahh Undang Undang Dasar untuk menjamin keselamatan negara dan penduduknya. Undang-undang atau peraturan yang berlaku di organisasi atau perhimpunan disebut Anggaran Dasar (AD) yang dibuat oleh tim tertentu yang disahkan oleh rapat atau sidang anggota yang diadakan untuk pertama kali.
Anggaran Dasar yang disahkan dan diakui itu mempunyai kekuatan dan kekuasaan terbesar dan tertinggi. Semua pengurus dan anggota dari masing-masing perhimppunan atau organisasi yang mempunyai AD wajib tunduk terhadap apa yang dinyatakann oleh AD tersebut.
Penyusunan pasal demmi pasa untuk membuat AD tidaklah mudah, karena inilah yang akan menetapkan tujuan dan cara dari organisasi tersebut. AD dalam suatu organisasi yang teratur rapi dan baik tentu akan memuat antara lain:
1. Dasar dan Tujuan Organisasi.
2. Uraian mengenai cara mencapai tujuan organisasi.
3. Syarat-syarat yang diperlukan untuk menjadi anggota organisasi itu beserta hak dn kewajibannya masing-masing.
4. Cara memperoleh sumber keuangan.
5. Peraturan dan kewajiban pengurus organisasi.
6. Peraturan tentang rapat organisasi.
7. Pedoman atau petunjuk tentang masalah-masalah yang harus diatur dalam Anggaran Rumah Tangga (ART) organisasi.
8. Peraturan tentang perubahan Anggaran Dasar.
9. Peraturan tentang cara pembubaran organisasi.
10. Peraturan lain yang memperbolehkan pengurus organisasi mengambil keputusan yang tidak disebut dalam AD dan ART.

B. Anggaran Rumah Tangga Organisasi
Telah ditegaskan bahwa dalam Anggaran Dasar suatu organisasi hanya dicantumkan hal-hal yang penting-penting saja, sedangkan dalam Anggaran Rumah Tangga ini disebutkan dan ditentukan hal-hal yang sewaktu-waktu dapat diubah yang antara lain tergantung kepada maju mundurnya suatu organisasi ataupun juga dikarenakan oleh perkembangan zaman (kalau memang hal tersebut mempengaruhi pertumbuhan organisasi).
Anggaran Rumah Tangga harus dibuat sedemikian rupa, sehingga coraknya tidak bertentangan dengan Anggaran Dasar organisasi tersebut yang dimuat dalam Anggaran Rumah Tangga ialah:
1. Hal-hal yang mengenai fungsi, wewenang dan tugas pengurus dan anggota organisasi.
2. Tentang pemberhentian dan pemecatan pengurus atau anggota.
3. Tentang dapat dan tidaknya sesuatu keputusan yang diambil dalam rapat disahkan atau tidak disahkan berdasarkan jumlah anggota yang hadir dalam rapat atau sidang.
4. Hak mengeluarkan pendapat atau suara.
5. Urusan pemakaian keuangan organisasi.
6. Acara yang harus dibicarakan dalam rapat-rapat dn sidang musyawarah organisasi dan lain-lain yang dianggap penting selain dari yang tersebut di atas.

ADMINISTRASI

Dari kalangan ilmuwan, ilmu administrasi masih selalu diperselisihkan tentang arti atau namanya. Administrasi dalam bahasa Belanda adalah tata usaha, yaitu segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan lain-lain yang berupa pekerjaan kantor.
Kalau diambil dari bahasa Yunani, berasal dari suku kata AD dan MINISTRASI yang berarti pengabdian atau service atau pemberian jasa di dalam suatu usaha guna mencapai suatu tujuan. Drs. The Liang Gie mengartikan administrasi ialah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Segi-segi administrasi ada tiga macam, yaitu:
1. Administrasi dalam arti institusional adalah merupakan kelompok orang yang menjalankan proses kegiatan ke arah tercapainya suatu tujuan bersama.
2. Administrasi dalam arti fungsional adalah segala kegiatan yang mendahulukan ke arah mencapai suatu tujuan.
3. Administrasi dalam arti proses adalah segala kegiatan sejak dari rumusan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapai suatu tujuan.
Menurut Drs. The Liang Gie, ilmu administrasi di Indonesia ini dapat diperinci dari dua sudut:
1. Perincian menurut unsur administrasi.
a. Organisasi.
b. Management.
c. Tata Hubungan.
d. Administrasi Kepegawaian.
e. Administrasi Keuangan.
f. Administrasi Perbekalan.
g. Administrasi Perkantoran.
h. Administrasi Humas.

2. Perincian menurut suasana lingkungan serta tujuannya.
a. Administrasi Negara
Administrasi negara dapat diperinci dalam cabang pengetahuan khusus seperti:
1) Administrasi tentang pajak
2) Administrasi tentang pengajaran
3) Administrasi tentang kesehatan
4) Administrasi tentang kemiliteran atau administrasi militer
Segala proses dalam penyelenggaraan wewenang untuk kepentingan penduduk dalam suatu negara adalah kegiatan administrasi negara, ada tiga unsur penting dalam suatu administrasi negara, yaitu:
a) Organisasi
b) Management
c) Keuangan
Berorganisasi adalah mengatur suatu usaha dengan jalan bekerja sama di antara sekelompok manusia dalam lingkungan masyarakat.
Maksud berorganisasi di sini adalah:
a) Menghimpun tenaga sebanyak mungkin menjadi satu kekuatan.
b) Menghimpun tenaga yang berbakat.
Untuk bisa berorganisasi dan supaya dapat menjalankan tindakan. Harus mempunyai pegangan hukum yaitu yang tercantum dalam asas-asas yang dijadikan dasar untuk menjalankan atau melakukan pekerjaan sehari-hari.
b. Administrasi Swasta.
1) Administrasi perusahaan
2) Administrasi kemasyarakatan
3) Yang terdiri dari macam-macam golongan atau partai
4) Administrasi internasional

c. Administrasi Sosial
Contoh: UNESCO, UNO

SURAT

Surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan, berita, pertanyaan atau segala sesuatu yang dinyatakan, diberitakan kepada orang lain. Surat dapat digolongkan menurut:
1. Golongan yang berbentuk kartu pos.
2. Golongan yang berbentuk warkat pos
3. Golongan yang berbentuk bersampul.
Korespondensi ialah segala aktivitas mulai dari menyusun surat sampai surat ditandatangani dan siap untuk dikirimkan.

A. Penyelenggaraan Surat
Sebelum menulis surat kepada orang lain hendaklah difikirkan dahulu apa yang hendak dituliskan di atas surat itu dan kepada siapa surat itu akan dikirimkan. Hendaklah diperhatikan pribadi seseorang yang akan dikirimi, maka terlebih dahuluh hendaklah surat itu dalam bentuk konsep atau kertas sebelum dicantumkan di atas kertas surat.
Yang dimaksud dengan surat berkepala adalah kertas yang dibubuhi:
1. Nama dan alamat pengirim atau nomor telepon
2. Nama (nama bagian), alamat pengirim dan ruangan untuk nommor, hal dan lampiran surat.
Kertas surat berkepala seperti yang dimaksudkan di atas biasa didapati pada surat-surat perorangan yang gemar memakai kepala. Sedangkan macam surat pada bagian (b) sering dipakai oleh jawatan pemerintah, instansi, perusahaan atau organisasi lainnya.

B. Nomor Surat
Tidaklah semua surat memakai dan memerlukan nomor. Nomor surat hanya lazim dipakai untuk surat-surat resmi yang diselenggarakan oleh jawatan, badan pemerintah, swasta, atau organisasi lainnya. Ini disebabkan besarnya faedah yang diambil dari surat itu, antara lain:
1. Memudahkan pencarian surat itu dari tempat penyimpanannya.
2. Dapat diketahui banyak sedikitnya surat yang masuk dan surat yang keluar dalam setahunnya atau sebulannya.

Nomor surat itu ada dua macam, yaitu:
1. Nomor surat lengkap, yaitu terdiri dari:
a. Nomor urut surat.
b. Code bagian, bendel, bulan dan periode pengurus
c. Tahun.
Contoh : 088/UP/F/III/2006
088 : Nomor surat yang dibuat
UP : Code bagian kantor yaitu Urusan Pegawai berarti bersangkut paut dengan kepegawaian
F : Code bendel, arsip surat tersebut dimasukkan dalam bendel F.
III : Code bulan, surat itu dibuat pada bulan Maret, atau surat tersebut dibuat oleh pengurus periode yang ke III.
2006 : Tahun pembuatan surat tersebut.

Untuk surat-surat dinas militer, laporan dan lain-lain biasanya dibawah nomro surat dan lampiran diberi perkataan : SIFAT
Contoh : a. Nomor : 359/D-I/A/III/2006
Lamp :
Sifat : Rahasia
Hal : Penangkapan Teroris
b. Nomor : 013/BP/E-a/XX/2006
Lamp :
Sifat : Mohon Perhatian
Hal : Laporan Umum

2. Nomor surat yang tidak lengkap terdiri dari:
a. Nomor/Code
b. Nomor/Tahun

C. Jenis Surat
1. Surat Partikelir
2. Surat Dinas
3. Surat Dagang
D. Isi Surat
1. Pembukaan Surat
Pembukaan surat sering berlainan dan dibuat sesuai dengn selera dari siapa saja yang akan mengirimkan surat. Tetapi tidak semua surat dapat memakai pembukuan menurut sekehendak hati, untuk korespondensi resmi banyak pula istilah-istilah dan kalimat tertentu seperti surat dagang, surat permohonan surat keputusan, surat keterangan dan lain-lain.

2. Isi Surat
Isi surat banyak macam ragamnya. Untuk menyusun isi surat, orang dapat leluasa sekali dan boleh memakai caranya sendiri tergantung pada pokok hal yang akan dijadikan isi surat.
Agar suapa penerima surat itu dapat memahami maksud kandungan isi surat, maka kalimat yang dipakai harus sederhana, tepat, singkat, ringkas, tetapi jelas dan terang. Bahasa yang dipakai hendaknya bahasa yang baik susunannya. Kalimatnya pun harus teratur, sesuai dengan golongan surat yang dibuatnya, seperti surat korespondensi, surat kepputusan, surat keterangan, dan lain sebagainya.

3. Penutup
Semua surat harus ada penutupnya, sebab kalau tidak ada penutupnya dapat meniimbulkan prasangka yang tidak-tidak. Sudah selesaikan surat itu? Apa lanjutan dari persoalan yang dimaksudkan dalam surat itu? Dan lain sebagainya.

4. Lampiran Surat
Kadang-kadang ada surat yang disertai surat lain atau turunan surat, seperti pokok acara sidang, susunan pengurus, surat keterangan, dsb. Kalau ada surat yang diberi lampiran surat ini, harus diterangkan dalam surt dengan kata-kata. Contoh: Lampiran : 3 helai. Ini berarti selain surat resmi ada 3 buah surat sebagai lampirannya.

5. Tembusan Surat atas Tindasan Surat
Surat diberi tembusan bial persoalan yang dimaksudkan dalam surat tersebut menyangkut atau ada hubungan dangan pihak atau instansi lain. Surat yang dikirim ke Kantor Pendidikan Agama misalnya, masih ada hubungan dengan kantor Lembaga Perbendaharaan Negara dalam masalah keuangan, maka dikirimlah surat tembusan ke kantor tersebut agar supaya dapat ikut mengetahui persoalan yang dimaksudkan di dalam surat tersebut.
Kepada siapa tembusan itu dikirimkan harus disebutkan juga dalam surat resmi itu, yang biasanya ditulis di bagian bawah sebelah kiri.
Surat resmi paling sedikit dibuat rangkap dua, yang asli atau paling atas dikirimkan dan yang lain dibawahnya sebagai duplikat, simpan sebagai arsip.

6. Stempel
a. Di sebelah kiri tnda tangan sekretaris (jika memang ada ketuanya).
b. Sebagian tanda tangan harus terkena stempel.
c. Tidak di atas tanda tangan dan tidak pula menutupi tanda tangan.
d. Tidak diulangi walaupun kurang jelas/terang.

Contoh surat resmi:

YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM PONDOK PESANTREN
DARUL ULUM
Jl. Marsekal Surya Darma – Selapajang Jaya – Neglasari – Kota Tangerang

Nomor : 088/DUCS/B-a/IX/2008 Tangerang, 14 Juli 2008
Lamp : 1 lembar
Hal : Pemberitahuan Kepada Yang Terhormat,
Pimpinan Ponpes Darul Ulum
Di
Tempat
Bismillahirrahmanirrahim.
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Bersama ini kami memberitahukan dengan segala hormat bahwa dalam rangka peningkatan mutu Pelatihan Komputer di Pondok Pesantren Darul Ulum, perlu diadakan perlombaan komputer cepat.
Maka dengan ini kami akan mengadakan perlombaan tersebut pada:
Hari : Jum’at
Tanggal : 20 Juli 2008
Waktu : Pukul 08:00 WIB
Tempat : Aula Pondok Pesantren Darul Ulum
Acara : Terlampir
Demikianlah surat ini kami sampaikan, semoga dapat menjadikan maklum adanya.

Bagian Pelatihan Komputer
Pondok Pesantren Darul Ulum
Ketua Sekretaris

Muhammad Najib Akmal Fielya Maharani Mumtazah
Tembusan
1. Yth. Pembimbing
2. Yth. Bagian Pengasuhan Santri
3. Yth. Penasehat
4. Arsip

ARSIP

Arsip ialah suatu kumpulan catatan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara mudah dan cepat ditemukan.
Istilah lain dari arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan segala surat yang meliputi korespondensi, surat-surat instruksi, surat edaran, akte. Atau singkatnya arsip adalah pembendaharaan surat-surat termasuk di dalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku atau kitab, baik mendani benda-benda surat maupun mengenai tempat penyimpanan surat-surat.
Kata arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang artinya simpanan dan dalam bahasa Inggris “File”. Dalam bahasa latin “Archievum” yang berarti penyimpanan (gedung penyimpanan) surat-surat, peraturan-peraturan, undang-undang, dll.
Terdapat dua macam arsip,
1. Arsip surat keluar
2. Arsip surat masuk
Adapun tempat untuk menyimpan arsip disebut “MAP” dengan berbagai macamnya, antara lain:
1. Stopmap Folio untuk menyimpan surat yang akan ditandatangani oleh kepala.
2. Snelhecter Map untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.
3. Order Map. Ini dua macam:
a. Yang besar berukuran 28.5 x 34.5 cm untuk menyimpan laporan daftar gaji, dll.
b. Yang kecil berukuran 28.5 x 17.5 cm untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan sebagainya.

A. Sistem Kearsipan
Ada dua macam sistem kearsipan
1. Berdasarkan “nomor surat” ialah dimana surat disimpan berdasarkan urusannya masing-masing seperti: surat-surat yang berhubungan dengan keuangan diarsipkan sesuai dengan arsip keuangan.
2. Berdasarkan perihal ialah kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu berdasarkan perihal surat.

B. Bagian-Bagian Arsip
1. Arsip Permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada hubungnnya dengan kantor atau perusahaan yang bersangkutan.
2. Arsip Active ialah surat-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan.
3. Arsip inactive ialah arsip dari surat yang sudh jarang dipakai, umumnya surat-surat yang lebih dari satu tahun.
4. Arsip mati ialah arsip dari surat yang sudah tidak pernah dipakai lagi (umumnya surat-ssurat yang lebih dari 5 tahun).
Masalah kearsipan sangat penting sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang merupakan pusat penyimpanan arsip dengan staff khusus, dimana surat seluruh bagian kantor ditetapkan menjadi satu.
Keuntungan pemusatan arsip sebagai berikut:
1. Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada seorang pegawai atau staf
2. Arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat yang tertentu.
3. Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian yang kadang-kadang bisa hilang terlupakan dan lain sebagainya.
4. Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi dapat terjamin.

C. Cara Menyimpan Arsip
1. Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari semua bagian kantor.
2. Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar.
3. Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemudian dipisahkan menurut bagian-bagian (bagian keuangan, kepegawaian, dsb). Jadi arsip bagian yang mempunyai bundel tersendiri.
4. Setelah penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baur sudat disusun. Biasanya tiap bendel dimana induk (nomor polite) yang bersifat code, yakni yang memudahkan pemeriksaan.
5. Selesai dengan penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat yang dinamakan “Ferforator”.
6. Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam rak yang disebut rak arsip.

D. Perumusan Arsip
Surat yang tidak dipakai karena sudah lebih kwatunya tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai benda-benda arsip. Tempat penyimpanan itu harus terjammin keselamtannya dan keamanannya. Bila benda-benda itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh peraturan negara, organisasi, perusahaan, dll.

E. Surat Yang Segera Disimpan
1. Surat yang tidak memerlukan jawaban
2. Surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat itu tidak mempunyai hubungan sama sekali dengan urusan pekerjaan atau kantor atau perusahaan.
3. Surat yang sudah merupakan suatu yang basi atau tidak penting.

F. Surat Yang Tidak Segera Disimpan
1. Surat yang memerlukan jawaban atau balasan
2. Surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan, kantor atau perusahaan.
3. Surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan.
4. Surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum disimpan.
5. Surat instruksi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan.
6. Surat yang memuat peraturan perundang-undangan.
Setelah surat-surat tersebut sudah tidak terpakai lagi disediakan suatu tempat yang khusus terpisah satu dengan lainnya.

BUKU AGENDA SURAT

Buku agenda ialah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan. Cara penggunaan buku agenda ini ada 2 macam, yaitu:
1. Secara Double (berganda)
Surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda.
a. Agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim.
b. Agenda masuk, untuk mencatat surat-surat yang diterima.

2. Secara Single (tunggal)
Surat yang diterima dan yang dikirim diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja.
a. Buku Agenda Umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor.
b. Buku Agenda Bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor.

A. Mengagendakan Surat
1. Mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat.
2. Pada awal bulan dalam satu tahun.

B. Menutup Agenda
Buku agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya:
1. Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai garis tertutup.
2. Dua garis setelah garis penutup itu dicantumkan kata-kata:

…………. tgl : ……………… th : …….
Agendaris
Cap

(Nama Terang)

Agendaris biasanya termasuk dari bagian Tata Usaha, maka kadang-kadang sekretaris juga menyatakan legalisasinya (pengesahannya) dengan mencantumkan:
Mengetahui,
Kepala Bagian Tata Usaha
Sekretaris

Muhammad Nahwan Abyan

C. Kewajiban Agendaris
1. Mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan masing-masing surat.
2. Mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surat-surat itu diagendakan.
3. Bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik di bagian/lingkungan sendiri atau di bagian lain.

Contoh agenda surat secara double
Tgl Nomor Agenda Surat Masuk Ket
Tanggal Nomor Lamp. Dari Hal
17/7/06 03/B/VII/2006 16/7/06 02/BPS/DU/VII/2006 1 lembar Bag. Pengasuhan Santri Pemberitahuan

Tgl Nomor Agenda Surat Keluar Ket
Kepada Perihal Lampiran
18/7/06 06/BPS/DU/VII/2006 OSDU Undangan 1 lembar

Contoh agenda surat secara single
No. Urut Tanggal Surat Lamp Alamat Hal Ket
Masuk Keluar Masuk Keluar Tgl No.
a.1 a.2 b.1 b.2 c.1 c.2 d e F g

Keterangan agenda:
a. Untuk mencatat nomor urut surat dari surat yang masuk (a.1) atau surat yang keluar (a.2)
b. Untuk mencatat tanggal masuknya surat (b.1) atau tanggal pengiriman surat yang akan dikeluarkan (b.2)
c. c.1 mencatat tanggal yang tercantum pada surat masuk/keluar tersebut
c.2 mencatat nomor dari surat yang masuk/keluar dengan menuliskan seluruhnya.
d. Untuk mencatat berapa lembar lampiran yang dilampirkan pada surat tersebut.
e. Untuk mencatat alamat/nama pengirim dari surt masuk atau nama/alamat dari yang dituju oleh surat yang keluar
f. Untuk mencatat perihal/isi surat masuk/keluar
g. Hanya diisi keterangan yang diperlukan dari surat masuk/keluar

BUKU EKSPEDISI

Buku Ekspedisi disebut juga “Buku Pengantar Surat” untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Orang yang melaksanakan pekerjaan ekspedisi disebut ekspeditur. Buku ekspedisi terbagi tiga, yaitu:
1. Buku ekspedisi extern (luar kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melibatkan kantor pos.
2. Buku ekspedissi intern (dalam kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor atau jawatan dalam kota saja.
3. Buku ekspedisi local yang digunakan untuk membagi surat di dalam kantor masing-masing pihak yang di dalam sebuah kantor.
Kegunaan buku ekspedisi antara lain:
1. Untuk menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju.
2. Untuk tanda bukti bagi pengantar surat, bahwa surat itu benar-benar disampaikan kepada yang bersangkutan
3. Untuk menghormati yang dikirim.

Contoh buku ekspedisi:
No. Tanggal Kirim Surat yang diserahkan Alamat Tanda Tangan Penerima
Tgl Nomor Banyak
a b c d e f g

Keterangan:
a. Untuk menulis nomor surat yang diserahkan
b. Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang dikirim
c. Untuk menulis tanggal pembuatan surat yang diserahkan
d. Diisi dengan nomor surat yang diserahkan
e. Diisi menurut banyaknya surat yang diserahkan
f. Untuk menulis kepada siapa surat itu diserahkan
g. Tempat untuk membubuhkan tanda tangan bagi yang meneriam penyerahan, kadang-kadang pada kolom ini dibubuhi stempel dinas dan juga tanggal penerimaan.

DISPOSISI

Disposisi berarti catatan singkat atau petunjuk kepala kantor/direktur/ pimpinan kepada karyawannya.
Contoh memberi disposisi:
1. Ditulis dengan singkat di tempat surat yang kosong.
2. Kemudian diparaf/ditandatangani.
3. Diberi tanggal waktu di bawahnya.
1. Ketiklah 10 x 2. Balas, tidak ada lowongan

16/6/2006 10/9/2006
1. diperintah mengetik 10 lembar 2. diperintahkan membalas surat tersebut yang menyatakan tidak ada lowongan
Tanda tangan tersebut adalah tanda tangan yang mendisposisi
Tanggal adalah tanggal waktu mendisposisi.
Catatan:
f. Disposisi direktur biasanya merupakan petunjuk beleid (kebijaksanaan dalam penyelesaian suatu pekerjaan.
g. Disposisi kepala bagian merupakan perintah kepada bawahannya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

BUKU KAS

Buku kas ialah buku yang dipergunakan untuk mencatat masuk keluarnya uang dalam kas. Buku kas dapat dikerjakan dengan:
A. Cara folio (scontro)
1. Cara folio dwi halaman
Buku kas yang dikerjakan secara dwi halaman terdiri dari 2 buah muka halaman, yaitu:
a. Halaman debet, yang dipergunakan untuk mencatat pemasukan atau penerimaan uang dengan menyebut asal uang itu. Halaman debet terdiri dari beberapa kolom antara lain:
1) Untuk mencatat tanggal pemasukan uang tersebut.
2) Untuk mencatat keterangan dari mana saja yang didapati, singkat tapi jelas.
3) Untuk mencatat nonor urut dari bukti penerimaan uang.
4) Untuk mencatat jumlah uang yang diterima oleh kas pada tanggal itu.
b. Halaman credit, yang dipergunakan untuk mencatat pengeluaran uang dengan menyebut sebab/alasan dikeluarkannya uang tersebut.
Halaman kredit itu terdiri dari beberapa kolom antara lain:
1) Untuk mencatat tanggal ketika pengeluaran uang tersebut.
2) Untuk mencatat segala keterangan untuk apa dan kepada siapa saja uang dikeluarkan
3) Untuk mencatat nomor urut dari buku pengeluaran uang.
4) Untuk mencatat jumlah uang yang dikeluarkan pada tanggal itu

Catatan:
Buku kas dapat berupa kwitansi, faktur, bon kontan, nota pembayaran dan sebagainya. Nomor-nomor urut dibubuhkan pada bukti-bukti kas disebut nomor bukti kas. Selisih antara jumlah penerimaan dengan pengeluaraan disebut saldo kas.

2. Cara folio satu halaman (camera)
Buku kas secara halaman (camera) adalah pembukuan keluar masuknya uang di dalam satu halaman. Biasanya pembukuan dengan cara ini dilakukan oleh kantor-kantor kecil.
Buku kas secara camera terdiri dari beberapa kolom, yaitu
Kolom 1, dipergunakan untuk mencatat tanggal penerimaan maupun pengeluaran keuangan.
Kolom 2, dipergunakan untuk menuliskan
a. Penerimaan uang dengan menyebutkan sumbernya
b. Pengeluaran uang dengan menyebutkan keperluannya.
Kolom 3, dipergunakan untuk menulis nomor urut dari bukti kas yang ada, baik bukti kas penerimaan maupun pengeluaran.
Kolom 4, dipergunakan untuk menuliskan jumlah penerimaan uang.
Kolom 5, dipergunakan untuk menuliskan jumlah pengeluaran uang.

Contoh: Buku kas folio dwi halaman bulan Desember 2005
Tanggal Uraian NBK Jumlah Tanggal Uraian NBK Jumlah
Des, 1 Saldo Kas bulan lu – Rp. 12.000,- Des, 2 Gula 1 kg 1 Rp. 3.000,-
Des, 2 Iuran anggota 1 Rp. 5.000,- Des, 5 2 lampu 2 Rp. 1.700,-
Des, 5 Uang olah raga 2 Rp. 7.000,- Des, 6 Obat-obatan 3 Rp. 700,-
Des, 7 Café 3 Rp. 2.500,- Des, 9 Kertas Rp. 400,-
Jumlah Rp. 6.500,-
Saldo Rp. 20.000,-

Rp. 26.500 Rp. 26.500

Contoh: Buku kas folio satu halaman bulan Desember 2005

Tanggal Uraian NBK Jumlah
Pemasukan Pengeluaran
Des, 1 Saldo kas bulan lalu – Rp. 12.000,- –
Des, 2 Membeli bola sepak a – Rp. 3.000,-
Des, 13 Iuran anggota 1 Rp. 5.000,- –
Des, 14 Uang olahraga 2 Rp. 7.000,- –
Des, 15 Membeli lampu b – Rp. 1.500,-
Des, 16 Uang dari koperasi 3 Rp. 2.500,- –
Des, 27 Membeli kaos lampu c – Rp. 500,-
Des, 28 Membeli kertas d – Rp. 400,-
Des, 30 Membeli obat-obatan e – Rp. 1.100,-
Jumlah Rp. 26.500,- Rp. 6.500,-
Saldo bulan lalu Rp. 20.000,-
Jumlah semua Rp. 26.500,- Rp. 26.500,-

3. Cara Tabelaris
Buku kas tabelaris disebut juga buku kas berlajur-lajur atau bergolong-golong. Dikatakan begitu karena di dalamnya berisi kolom/lajur menurut keperluan kantor yang bersangkutan.
Pada dasarnya merupakan perluasan dari buku kas secara folio, dimana halaman yang disebelah kiri disebut hlam debet, sedangkan halam yang ada sebelah kanan disebut kredit.

ORGANISASI SISWA DARUL ULUM (OSDU)

A. Pendahuluan
OSDU adalah suatu organisasi yang mempunyai peranan untuk mengemban aspirasi siswa, menyalurkan kreatifitas, jiwa kepemimpinan serta minat dan bakat mereka. Di Darul Ulum, OSDU memberikan andil yang cukup besar dalam upaya melaksanakan visi dan misi sekkolah, yaitu mewujudkan sumber daya yang unggul dalam iptek dan imtak sebagai bekal utama untuk menjadi pemimpin bangsa di masa yang akan datang.
Sebagai wadah aspirasi siswa, OSDU dengan berabgai divisi yang ada merupakan sarana untuk mengembangkan kreatifitas mereka, khususnya dalam pengembangan ranah afektif dan psikomotorik.
Mengingat sistem sekolah di Pondok Pesantren Darul Ulum yang berpola asrama (boarding school) maka lingkup kerja para anggotanya selama berada di sekolah dan berlangsung selama mereka berada di lingkungan asrama. Untuk itulah sistem organisasi yang dibangun mencakup seluruh aspek aktivitas siswa di Pondok Pesantren Darul Ulum.

B. Pengertian OSIS
1. Secara Semantis
Di dalam Surat Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor 226/C/Kep/0/1993 disebutkan bahwa organisasi kesiswaan di sekolah adalah OSIS. Kepanjangan OSIS terdiri dari: Organisasi, Siswa, Intra dan Sekolah. Masing-masing mempunyai pengertian:
a. Organisasi adalah kelompok kerjasama antara pribadi yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi dalam hal ini dimaksudkan satuan atau kelompok kerjasama para siswa yang dibentuk dalam usaha mencapai tujuan bersama, yaitu mendukung terwujudnya pembinaan kesiswaan.
b. Siswa adalah peserta didik pada satuan pendidikan dasar dan menengah.
c. Intra adalah berarti terletak di dalam dan di antara.
d. Sekolah adalah satuan pendidikan termpat menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar sehingga berjenjang dan berkesinambungan. Dengan sistem boarding school, maka terminologi sekolah yang dimaksud adalah pola kesatuan baik di sekolah maupun di asrama.
OSIS berarti suatu organisasi yang ada di dalam dan di lingkungan sekolah yang bersangkutan.
2. Secara Organisasi
OSDU adalah salah satu wadah organisasi siswa yang sah di Pondok Pesantren Darul Ulum, mencakup pola pembinaan siswa di sekolah dan asrama, yang tidak mempunyai hubungan organisatoris dengan OSIS di sekolah lain dan tidak menjadi bagian/alat dari organisasi lain yang ada di luar sekolah.

3. Secara Fungsional
Dalam rangka pelaksanaan kebijaksanaan pendidikan khususnya di bidang pembinaan kesiswaan di sekolah dan asrama.

4. Secara Sistem
Apabila OSDU dipandang sebagai sistem berarti OSDU sebagai tempat kehidupan berkelompk siswa untuk berkejasama dalam mencapai tujuan bersama.
Dalam hal ini OSDU dipandang sebagai suatu sistem, dimana sekumpulan siswa mengadakan koordinasi dalam upaya menciptakan satu organisasi yang mampu mencapai tujuan pembinaan kesiswaan di sekolah dan asrama. Oleh karena itu organisasi sebagai suatu sistem ditandai beberapa ciri pokok, yaitu:
a. Berorientasi pada tujuan
b. Memiliki susunan kehidupan kelompok
c. Memiliki sejumlah peranan
d. Terkoordinasi
e. Berkelanjutan dalam waktu tertentu.

C. Tujuan
1. Menghimpun ide, pemikiran, kreativitas, bakat dan minat siswa ke dalam salah satu wadah yang bebas dari pengaruh negatif dari luar sekolah.
2. Mendorong sikap, jiwa dan semangat kesatuan dan persatuan di antara para siswa, sehingga timbul satu kebanggaan untuk mendukung peran sekolah sebagai tempat terselenggaranya proses belajar mengajar.
3. Sebagai tempat dan sarana untuk berkomunikasi, menyampaikan pikiran dan gagasan dalam usaha untuk lebih mematangkan kemapuan berpikir, wawasan dan pengambilan keputusan.

D. Peranan
Sebagai salah satu jalur dari pembinaan kesiswaan, peranan OSDU adalah.
1. Sebagai Wadah
OSDU merupakan wadah kegiatan para siswa di Pondok Pesantren Darul Ulum bersama dengan jalur pembinaan yang lain utnuk mendukung tercapainya tujuan pembinaan kesiswaan.

2. Sebagai Penggerak atau Motivator
Motivator adalah perangsang yang menyebabkan keinginan dan semangat para siswa untuk berbuat dan melakukan kegiatan bersama dalam mencapai tujuan. OSDU tampai sebagai penggerak apabila para pembina dan pengurus mampu membawa OSDU untuk dapat menyesuaikan dan memenuhi kebutuhan yang diharapkan, yaitu: menghadapi perubahan, memiliki daya tangkat terhadap ancaman, memanfaatkan peluang dan perubahan, dan yang penting kepuasan kepada anggota.

Awal periode kepengurusan dimulai pada bulan September di setiap tahunnya. Upacara pelantikan pengurus baru dilaksanakan usai LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa) sekaligus serah terima dari pengurus lama dan pengambilan sumpah jabatan bagi pengurus baru. Para pengurus baru dilantik langsung oleh Kepala Madrasah dengan disaksikan oleh Dewan Guru dan seluruh siswa.

E. Pengelolaan Pelaksanaan
Pengelolaan merupakan suatu rangkaian kegiatan, mulai dari proses merencanakan, mengatur atau mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan, menvaluasi dan mengembangkan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan.
Pengelolaan OSDU selalu mengacu kepada buku Pedoman Santri dan buku Pekan Perkenalan dalam rangka mewujudkan visi dan misi sekkolah. OSDU yang dibentuk adalah wadah organisasi siswa, baik di sekkolah maupun di asrama. Oleh karena setiap siswa menjadi anggota OSDU selama masih di Pondok Pesantren Darul Ulum, maka keanggotaanny secara otomatis berarkhir dengan keluarnya siswa dari Darul Ulum.

F. Perangkat Osdu
Peraangkat OSDU terdiri dari: Penasehat OSDU, Pembina OSDU, dan Pengurus OSDU.
1. Penasehat OSDU terdiri dari:
a. Kepala Sekolah
b. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan.
Rincian tugas:
1) Menugaskan guru sebagai pembina OSDU dengan Surat Keputusan Kepala Madrasah.
2) Memberikan arahan kepada Pembina dalam pengelolaan, pembinaan dan pengembangan OSDU.
3) Mengesahkan dan melantik Pengurus OSDU dengan Surat Keputusan Kepala Madrasah.

2. Pembina OSDU
Pembina OSDU adalah guru yang ditugaskan oleh Kepala Madrasah yang disahkan dengan Surat Keputusan.
a. Bertanggung jawab atas seluruh pengelolaan, pembinaan dan pengembangan OSDU.
b. Memberikan arah kepada Ketua Umum OSDU dan Tim Formatus dalam penyusunan Pengurus OSDU.
c. Mengarahkan penyusunan Anggaran Rumah Tangga dan Program Kerja OSDU.
d. Menghadiri rapat-rapat.
e. Mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas OSDU.

3. Pengurus OSDU
Syarat Pengurus OSDU:
a. Takwa kepada Allah SWT
b. Memiliki budi pekerti yang baik dan sopan santun terhadap orangtua, guru dan teman.
c. Memiliki kemauan, kemampuan dan pengetahuan yang memadai.
d. Dapat mengatur waktu dengan sebaik-baiknya, sehingga pelajarannya tidak terganggu karena menjadi pengurus OSDU.
e. Tidak duduk di Kelas 6 MA

G. Kewajiban Pengurus Osdu
1. Menyusun dan melaksanakan Program Kerja sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga OSDU.
2. Selalu menjunjung tinggi nama baik, kehormatan dan martabat Pondok Pesantren Darul Ulum.
3. Kepemimpinan pengurus OSDU bersifat kolektif.
4. Menyampaikan laporan pertanggungjawaaban kepada seluruh anggota pada akhir masa jabatan.
5. Selalu berkonsultasi dengan Pembina.

H. Struktur dan Rincian Tugas Pengurus
1. Ketua Umum
a. Memimpin organisasi dengan baik dan bijaksana.
b. Menggkoordinasikan semua anggota kepengurusan
c. Menetapkan kebijaksanaan yang telah dipersiapkan dan direncanakan oleh anggota kepengurusan.
d. Memimpin rapat.
e. Menetapkan kebijaksanaan dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat.
f. Setiap saat mengevaluasi kegiatan anggota kepengurusan.

2. Sekretaris
a. Memberi masukan/saran kepada Ketua Umum dalam mengambil keputusan.
b. Mendampingi Ketua Umum dalam memimpin setiap rapat.
c. Menyiapkan, mendistribusikan dan menyimpan surat serta arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan.
d. Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan.
e. Bersama Ketua Umum menandatangani setiap surat.
f. Bertanggung jawab atas tertib administrasi organisasi.
g. Bertindak sebagai notulis dalam rapat atau diserahkan kepada Wakil Sekretaris.

3. Bendahara
a. Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan atau pengeluaran uang atau biaya yang diperlukan.
b. Membuat tanda bukti kwitansi setiap pemasukan atau pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.
c. Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan.
d. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.

4. Ketua Bagian
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegitan bagian yang menjadi tanggung jawabnya.
b. Melaksanakan kegiatan bagian yang telah diprogramkan.
c. Memimpin rapat bagian.
d. Menetapkan kebijakan bagian dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat.
e. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan bagian kepada Ketua Umum.

5. Bagian IMTAK (Iman dan Takwa)
Program Kerja Rutin
a. Penulisan Hadits
b. Perawatan dan Pengelolaan Perpustakaan
c. Puasa Sunnah (Senin dan Kamis)
d. Kulma (Kuliah Lima Menit) ba’da Dzuhur.
e. Yasinan.
f. Barzanji malam Jum’at

Program Kerja Insidental
a. Peringatan Isro’ Mi’roj
b. Peringatan Hari Raya Idul Adha
c. Peringatan 1 Muharram
d. Syiar Ramadhan
6. Bagian IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi)
a. Lomba cerdas cermat
b. Lomba Mading
c. Penerbitan Darul Ulum Post

7. Bagian Hubungan Sosial dan Kemasyarakatan
a. Camping sambil berdakwah
b. Buka puasa bersama guru dan siswa.
c. Kotak Dana Sosial
d. Bakti Sosial
e. Studi Banding
f. Pengiriman Darul Ulum Post ke sekolah lain
g. Papan informasi di gedung sekolah dan asrama

8. Bagian Kebersihan Lingkungan
a. Lomba kebersihan kamar, asrama dan kelas
b. Lomba poster lingkungan
c. Penambahan tempat sampah
d. Daur ulang
e. Penempelan slogar/moto tentang kebersihan

9. Bagian Bahasa
a. Muhadloroh Tiga Bahasa
b. Lomba Pidato Tiga Bahasa
c. Month of Language

10. Bagian Kepanduan
a. Kegiatan Pramuka Mingguan
b. Lomba baris berbaris
c. Pelantikan Paskibra (Pasukan Pengibar Bendera)
d. Camping Outbound

11. Bagian Olahraga
a. Pelatihan Bola Basket dan Sepakbola
b. Mengadakan Darul Ulum Cup
c. Senam Jum’at
d. Pemeliharaan dan perawatan inventaris olahraga
e. Pencatatan peminjaman barang invetaris olahraga.

12. Bagian Keamanan
a. Apel/Upacara Senin
b. Pelaksanaan sholat lima waktu
c. Pengawasan piket asrama, kelas dan halaman
d. Pengawasan Muhadloroh, Pramuka dan Muhadatsah
e. Pengawasan rambut
f. Pemberian penghargaan terhadap siswa terdisiplin
g. Menjaga inventaris keamanan.
I. Pengesahan Dan Pelantikan
a. Berdasarkan lapooran pembina OSDU tentang terbentuknya susunan pengurus OSDU yang baru, Kepala Madrasah mengesahkan dengan mengeluarkan Surat Keputusan Kepala Madrasah tentang susunan pengurus OSDU tersebut.
b. Kepala Madrasah melantik seluruh pengurus OSDU secara terbuka di hadapan dewan guru dan seluruh siswa.

STRUKTUR KEPENGURUSAN OSDU
Pembina

Ketua Umum

Bendahara Sekretaris

Bagian IMTAK Bagian IPTEK Bagian Humas

Bagian Bahasa Bagian Lingkungan Bagian Olahraga

Bagian Keamanan Bagian Kepanduan

Siswa/Siswi

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN SISWA
(LDKS)

A. Dasar Pemikiran
1. Patah tumbuh hilang berganti. Begitulah motto OSDU dalam mengantisipasi bergantinya kepengurusan yang lama kepada kepada kepengurusan yang baru, karena telah berakhirnya masa jabatan selama satu tahun dan kenaikan kelas para pengurus lama ke kelas enam.
2. Di samping itu dalam rangka mengembangkan partisipasi siswa untuk mengatur setiap aktivitas yang dilakukan, baik dalam pengaturan waktu, pemikiran dan kreativitas yang positif.
3. Pengurus OSDU merupakan kader dan calon pemimpin yang diharapkan peka terhadap aspirasi masyarakat dan dinamika lingkungannya. Untuk itu dirasa perlu untuk memberikan bekal kepada siswa/siswi dalam menghadapi masalah dalam organisasi khususnya dan masyarakat pada umumnya. Semoga dengan LDKS ini melahirkan kader pemimpin yang tangguh secara akhlak dan intelektual.

B. Tujuan Kegiatan
Tujuan Kegiatan ini adalah:
1. Terciptanya santri/pelajar yang berakhlak mulia, handal, kreatif, inovatif dan bertanggung jawab.
2. Membentuk karaktek pemimpin yang kuat dan terarah.
3. Meningkatkan potensi individu dan kelompok dan menggapai tujuan bersama.

C. Peserta
Peserta yang mengikuti Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa adalah seluruh pengurus OSDU serta seluruh siswa MTs-MA Darul Ulum.

D. Metode Latihan
Untuk mencapai tujuan maka diupayakan pelaksanaan kegiatan ini dengan metode variatif, yaitu:
1. Ceramah
2. Dialog
3. Diskusi Kelompok
4. Simulasi
5. Penugasan
6. Latihan Kepemimpinan
7. Outbond training for team building

DISKUSI

A. Definisi
Diskusi adalah tukar pikiran antara peserta diskusi untuk memperoleh pengertian yang lebih tepat mengenai suatu masalah. Sebenarnya diskusi adalah kegiatan manusia yang ilmiah. Suatu kegiatan yang mencari kreativitas dan menyenangkan. Diskusi itu diikuti oleh bebagai tingkatan ilmu yang dimiliki. Dengan demikian penyelenggaraannya akan selalu ada perbedaan karena berbagai perbedaan karena perbedaan pola pikir. Dalam suatu diskusi para pesertanya berpikir bersama dan mengungkapkan pikirannya sehingga menambah pengertian dirinya karena beraneka pandangan kawan-kawan diskui, pada masalah yang didiskusikan, melalui diskusilah pribadi-pribadi tumbuh pada kelompok dan terbentuk.

B. Kegunaan Diskusi
1. Melatih untuk berani mengungkapkan pendapat sendiri dan berpikir secara tepat, kritis, logis dan obyektif.
2. Belajar menghargai pendapat orang lain untuk mencapai kesimpulan yang benar.
3. Diskusi mampu membentuk diri peserta, sebab tidak hanya mampu menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman serta kecapakan, tetapi sikap toleransi juga terus berkembang.
4. Dengan diskusi kita akan terbuak kenyataan di sekeliling kita, keadaan ini menggugah kita untuk memperkembangkan ilmu ndan pengertian kita menurut prinsip yang benar dan mendorong kita untuk menyelesaikan masalah yang kita hadapi.

C. Tujuan Diskusi
1. Menggali nilai-nilai di sekitar kita dengan seksama, terutama persoalan-persoalan yang berhubungan dengan manusia dan sikap mereka dalam menghadapi suatu masalah.
2. Merencanakan tindakan atau langkah supaya dapat menyelesaikan sesuatu masalah yang dihadapai.
3. Dapat bertindak bersama sesuai dengan rencana.

D. Macam-Macam Diskusi
1. Diskusi Panel, adalah suatu diskusi untuk menilai suatu masalah dimana seorang pemimpin bertindak sebagai moderator yang mengatur jalannya diskusi antara beberapa orang penulis. Tanya jawab dapat pula berlangsung bersama hadirin. Dalam diskusi ini ditetapkan juri yang menilai kebenaran dan kesimpulan-kesimpulan dapat diambil.

2. Simposium, adalah suatu diskusi dimana pihak penyelenggara mengharapkan simposium beberapa ahli menyampaikan prasarat singkat dilanjutkan diskusi atau tukar pikiran di hadapan sejumlah hadirin. Hadirin dapat mengajukan pertanyaan. Pandangan dan pendirian yang berbeda terungkapkan dan kesimpulan-kesimpulan dapat diambil.

3. Seminar adalah suatu bentuk diskusi dimana pihak penyelenggara mengharapkan agar masalah yang didiskusikan tersebut memperoleh perhatian dari pihak-pihak yang bersangkutan dan mengharapkan agar masalah tersebut segera ada penyelesaiannya.

4. Cara Studi, mempelajari suatu kasusu yang telah diketahui sebab-sebab terjadinya, yang selanjutnya diperlukan tindak lanjut untuk menghadiri atau menyelesaikan kasus t ersebut disini pembimbing mengemukakan kasus, yakni suatu rangkaian kejadian dengan segala liku-likunya, segala datanya yang merupakan suatu permasalahan yang memerlukan pemecahan.

5. Insiden studi (Mempelajari peristiwa), mirip dengan cara studi tetapi kasusnya belum tersusun rapi dan jelas.

E. Pedoman Untuk Peserta Diskusi
1. Mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya.
2. Berani berbicara.
3. Jangan saling berbisik.
4. Berbicaralah dengan jelas dan objektif..
5. Tenang menghadapi kritik.
6. Cari kebaikan dan kebenaran..
7. Tetap pada tema, jangan keluar dari persoalan yang didiskusikan.
8. Tanyakan hal yang masih kabur.
9. Memperdalam bahan-bahan atau materi yang didiskusikan.

F. Ciri-Ciri Peserta Diskusi yang Baik
1. Dia berusaha melihat persoalan:
a. Dari surut yang berguna bagi seluruh kelompok.
b. Dari sudut pandangan orang lain pula.
2. Dengan demikian, sekali ditemukan idenya akan menjadi milik bersama, rela dikritik, diperbaiki dan dirubah.
3. Tahu membatasi bicara tetapi berani mengungkapkan pendapatnya bila yang masih diam tanpa reaksi.

G. Pimpinan Diskusi
Sifat-sifat dan peranannya:
1. Pemimpin diskusi terdiri dari seorang ketua dan penulis.
2. Pemimpin sidang dipimpin atau dipegang oleh ketua dan diharapkan dapat menguasai lalu lintas pertukaran pikiran.
3. Pemimpin harus memberikan analisa tentang suatu hal yang agak kompleks.
4. Pemimpin harus tegas dan berani.
5. Peimpin harus tetap zakelijk, obyektif, adil tidak berat sebelah, tidak keras kepala atau malah salah faham.
6. Pemimpin diskusi adalah jiwa seluruh peserta diskusi. Dialah yang menghidupkan, mengaktifkan dan mendorong para peserta, menjaga kelancaran diskusi.
7. Penulis adalah pita rekaman dari pada diskusi.

H. Tehnik Pelaksanaan Diskusi
1. Moderator memulai jalannya diskusi, menjelaskan tema secara global guna memudahkan pemrasaran untuk menyampaikan masalah.
2. Pemrasaran menyampaikan makalah dengan jelas dan memberi waktu bagi peserta untuk bertanya.
3. Moderator memberikan rangsangan dan pandangan agar timbul pendapat pro dan kontra serta benturan yang tajam dari para peserta.
4. Moderator mempersilahkan peserta diskusi untuk menyampaikan pendapatnya, tanggapannya. Apabila dipandang perlu moderator boleh mempergunakan termin-termin demi tertibnya diskusi.
5. Seluruh pendapat dalam diskusi ditulis oleh penulis.

I. Istilah-istilah dalam Diskusi
1. Moderator : pemimpin sidang diskusi.
2. Pemrasaran : pembawa makalah dalam diskusi.
3. Panelis : pembawa makalah dalam diskusi panel.
4. Diskusan : peserta diskusi.
5. Tutor : pembimbing dalam diskusi (dalam latihan).
6. Termin : pembatasan dan pembagian waktu.

J. Pengaturan Penyelenggaraan Diskusi
Penyelenggaraan diskusi harus diatur sedemikian rupa hingga dapat menghasilkan permasalahan yang diharapkan:
1. Menetapkan makalah dari pihak pemrasaran, penyanggah.
2. Menetapkan permasalahan yang didiskusikan.
3. Menentukan para petugas moderator, notulis, pemrasaran dan pembimbing.
4. Makalah-makalah dari pihak pemrasaran penyanggah atau pembanding sebaiknya jauh sebelum diskusi diselenggarakan, sudah dibagikan kepada peserta diskusi sehingga mereka dapat mempersiapkan diri dari sempurna.
5. Tempat diskusi diatur sedemikian rupa, sehingga memudahkan komunikasi antar moderator, pemrasaran, pembanding penyanggah dengan peserta.
6. Semua peserta dibuat merasa dekat dengan moderator dan tidak kesulitan apa-apa kalau memerlukan sesuatu kekurangan dari pihak moderator, maupun dari pihak pemrasaran, pembanding atau penyanggah.
7. Adanya ketetapan diskusi yang sudah disampaikan oleh pihak penyelenggara kepada semua peserta diskusi sebelum diskusi dimulai.

Explore posts in the same categories: arsip-arsip tulisan, Dokumentasi kegiatan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: